Versandetikett erstellen und drucken: Das musst du wissen!
Ein Versandetikett macht es möglich, dass eine Bestellung in deinem Onlineshop von heute morgen schon beim Kunden ist. Damit Transport und Zustellung reibungslos klappen, gibt es eine ganze Menge beim Erstellen und Drucken von Versandlabels zu beachten. In diesem Artikel haben wir die wichtigsten Informationen über den kleinen Aufkleber auf der Oberseite eines jeden Pakets zusammengestellt.
Was ist ein Versandetikett?
Ein Versandetikett ist wie ein Guide, der dafür sorgt, dass dein Paket am richtigen Zielort ankommt – vorausgesetzt alle Beteiligten halten sich daran. Es stellt sicher, dass sowohl du als auch dein Kunde jederzeit den Standort des Pakets tracken können und der Paketdienst die gebuchte Versandleistung erbringt. Da im Versandprozess das Versandetikett von Mensch und Maschine gelesen wird, ist die Label-Spezifikation des jeweiligen Versanddienstleisters zwingend einzuhalten.
Wenn du ein Versandetikett drucken willst, musst du je nach Paketdienst jedoch regelmäßig mehr als bloß die Adresse des Empfängers angeben. Sehen wir uns im Detail an, was alles drauf muss:
Empfänger und Absender mit vollständiger Anschrift, bestehend aus Straße und Hausnummer, Postleitzahl, Stadt, Region, Land
Gewicht und Packstückzahl bei Mehrpaketsendungen
Versandart, Datum und Sendungsverfolgungsnummer
Validierung und Barcodes
Zustellanweisungen und Kontaktdaten
Zollinformationen für internationalen Sendungen
Der Großteil der technischen Informationen wird automatisiert vom jeweiligen Versanddienstleister erzeugt und auf dem Versandetikett vermerkt. Jedes Paket benötigt ein neues Versandlabel. Beachte, dass du Versandetiketten nicht wiederverwenden kannst. Jedes Label ist einzigartig!
Die gängigsten Größen für Versandetiketten sind 105 x 208 mm oder 103 x 199 mm bei DHL, 102 x 152 mm bei DPD und 105 x 148 mm bei Hermes.
Voraussetzungen zum Versandetiketten drucken
Folgende grundlegenden Voraussetzungen musst du erfüllen, damit du Versandetiketten erstellen und drucken kannst:
Wahl des Versanddienstleisters: Als Onlinehändler hat man die Qual der Wahl: Für welchen Versanddienstleister soll man sich nur entscheiden? Die oftmals stark unterschiedlichen Konditionen der Versanddienstleister – abhängig vom Gewicht und den Maßen des jeweiligen Pakets – machen dabei die Entscheidung nicht unbedingt einfacher. Mit SimpleSell kannst du flexibel zwischen den verschiedenen Versanddienstleistern wechseln und so immer die optimale Versandart für dein jeweilige Paket wählen.
Adressdaten des Empfängers: Damit die Bestellung auch in die richtigen Hände gelangt, brauchst du die vollständigen Adressdaten des Empfängers. Klingt logisch, sollte man meinen. Nicht selten kommt es jedoch vor, dass es zu Tippfehlern in der Empfangsadresse kommt und das Paket deshalb nicht seinen Weg zum Empfänger findet. Dank der Lieferadressprüfung von SimpleSell gehört diese Gefahr jedoch der Vergangenheit an! SimpleSell markiert automatisch unvollständige Adressen zur manuellen Prüfung. Damit sparst du dir die Kosten für Rückläufer und deine Kunden erhalten ihre Lieferung an die richtige Adresse.
Einen Etikettendrucker: Ohne die richtige Hardware wird der Druck von Versandetiketten zum Graus. Denn ohne die trennscharfe Ausgabe des Barcodes auf deinem Versandetikett kann dieser vom Scanner nicht gelesen werden und das Paket geht eventuell verloren. Um herauszufinden, welcher Etikettendrucker für deine Anforderungen am besten geeignet ist, haben wir dir hier einen hilfreichen Beitrag zusammengestellt.
Eine Auftragsmaske: Die Auftragsmaske dient als Formular, in das alle notwendigen Lieferinformationen eingetragen werden. Aus diesen Informationen wird dann letztendlich das Versandlabel erstellt. Du möchtest das Ganze automatisieren? Kein Problem mit SimpleSell! Unsere Versandsoftware greift auf deine hinterlegten Versandregeln (automatische Versandregeln bzw. Regelwerk) zurück, um die erforderlichen Eingaben in der Auftragsmaske automatisch auszufüllen. Dadurch entfallen manuelle Eingaben wie die Eingabe des Gewichts oder die Auswahl der Versandart und du sparst dir Zeit und Geld – jeden Tag!
Wie erstelle ich ein Versandetikett?
Entweder das Postamt erstellt das Versandetikett für dich oder du erstellst selbst eines. Dazu kannst du das Online-Portal eines Versanddienstleisters verwenden oder du nutzt eine Versandplattform wie SimpleSell.
Kaufst du deine Frankierungen einzeln, zahlst du die höchsten Versandgebühren. Für Vielversender lohnt es sich deshalb, einen Geschäftskundenvertrag beim Paketdienst deiner Wahl abzuschließen. Bei DHL profitierst du beispielsweise schon ab 200 Sendungen pro Jahr von günstigeren Konditionen, zusätzlichen Versandoptionen über das DHL Geschäftskundenportal und einem regelmäßigen Abholauftrag, der dir den Gang zum Postamt erspart.
Um alle notwendigen Daten auf einem Versandetikett unterzubringen und gleichzeitig die Anforderungen der Paketdienste an das Layout der Paketscheine einzuhalten, empfiehlt sich eine geeignete Versandsoftware. Jeder Versanddienstleister hat sein eigenes Online-Portal, über das Versandetiketten gedruckt werden können. Dabei gestaltet sich der Druck von Versandetiketten jedoch als sehr zeitintensiv und langwierig, da du dich bei neuen Bestellungen auf der Plattform des entsprechenden Paketdienstes anmelden und die Informationen zur Bestellung manuell übertragen musst. Die Lösung ist simpel: SimpleSell. Mit unserer Versandsoftware bündelst du deine Paketdienste auf einer Plattform und erstellst automatisiert passende Versandetiketten für deine Bestellungen. Damit sparst du täglich Zeit und Geld!
Versandetiketten drucken: Das musst du beachten!
Hier geben wir dir ein paar Tipps, wie du deine Versandetiketten in höchster Qualität drucken kannst. So stellst du sicher, dass auf dem gesamten Transportweg eine optimale Lesbarkeit des Labels gewährleistet ist.
Drucker
Du kannst im Grunde jeden Drucker verwenden, der das Labelformat fassen kann. Dafür kommen sowohl Laserdrucker als auch spezielle Labelprinter in Frage. Achte aber unbedingt darauf, dass dein Drucker Barcodes trennscharf druckt. Sonst könnte es Probleme beim Einlesen am Versandweg geben und das Päckchen geht im Äther verloren.
Um einen gestochen scharfen Druck zu gewährleisten, solltest du dein Gerät regelmäßig warten. Auf dem Druckkopf von thermischen Etikettendruckern befinden sich die sogenannten Dots. Dabei handelt sich um Heizelemente, die das Versandetikett punktuell aufheizen, wodurch sich das Etikettenmaterial schwarz verfärbt. Ein beschädigter Dot reicht aus, dass beispielsweise Barcodes nicht mehr korrekt gedruckt werden.
Der DPI-Wert wirkt sich ebenfalls auf die Druckqualität aus. Je höher der Wert, desto detaillierter fällt der Druck aus.
Druckmenge und -geschwindigkeit solltest du auch berücksichtigen. Die Geschwindigkeit eines herkömmlichen Desktopdruckers reicht für viele Anwender aus. Hast du sehr hohe Anforderungen und druckst Tausende Versandetiketten pro Tag, lohnt sich womöglich die Anschaffung eines Industriedruckers. Diese sind für den 3-Schicht-Betrieb ausgelegt.
Material
Selbstredend sollte das Versandetikett eine gute Haftung besitzen – zwischen Paketen herrschen schließlich keine Abstandsregeln. Das Material beim Druck von Versandetiketten richtet sich nach dem gewählten Druckverfahren. Für den Druck mit Laser- oder Tintenstrahldruckern sowie für den Thermotransferdruck eignen sich Etiketten, die aus normalem Papier bestehen.
Eine Alternative dazu bieten Thermodirektdrucker. Hier wird streng genommen nicht gedruckt. Das definierte Schriftbild wird durch punktuelle Erhitzung "eingebrannt". Es braucht also weder Farbband noch Toner. In der Regel werden hierfür Thermodirekt-Etiketten verwendet. Diese sind kostengünstig, gut lesbar und verfügen über hervorragende Klebeeigenschaften. Sie sind nicht besonders langlebig, doch das sollte kein Problem sein – das Versandetikett hat seinen Zweck schon nach kurzer Zeit erfüllt.
Ein selbstklebende Versandetikett hat den Vorteil, dass es bei Retouren unproblematisch überklebt werden kann und die Versandverpackung dabei keinen Schaden nimmt. Versandtaschen sind hier beispielsweise empfindlicher – zu leicht wird die Verpackung beim Abreißen der Tasche beschädigt. Eine unproblematische Retoure ist dann nicht mehr möglich.
FAQ Versandetiketten
Wo kommt das Versandetikett hin? Wie befestige ich es?
Du solltest das Versandetikett immer an der größten Fläche des Pakets anbringen, idealerweise auf der oberen Seite. Beachte dabei, dass das Versandetikett nie über die Paketkanten geklebt wird. Andernfalls könnten wichtige Daten übersehen werden bzw. nicht mehr lesbar sein. Auch die Lesbarkeit des Barcodes kann darunter leiden, was ein Scannen deutlich erschwert.
Ist es möglich, ein Versandetikett individuell zu gestalten?
Manche Versanddienstleister wie beispielsweise DHL bieten die Option an, das eigene Firmenlogo mit auf das Versandetikett drucken zu lassen. Dafür musst du zunächst im Absenderadressbuch des DHL Geschäftskundenportals einen Absender anlegen und dein Firmenlogo hochladen und eine Absenderreferenz für die Adresse vergeben.
Immer ein Label voraus mit SimpleSell
Unsere clevere Versandlösung punktet mit intelligenten Versandvorschlägen, umfassender Adressprüfung, flexiblen Druckoptionen und automatischer Versandbestätigung. Du kannst unterschiedliche Materialien effizient nutzen. Zudem ist SimpleSell kompatibel mit sowohl Laserdruckern für Etikettenbögen als auch diversen Labelprintern. Und so funktioniert's:
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