Versandetikett erstellen und drucken: Alles, was du wissen musst
Ein Versandetikett enthält alle wichtigen Informationen, damit ein Paket vom Versanddienstleister korrekt sortiert, transportiert und zugestellt werden kann. Doch welche Angaben gehören auf ein Versandetikett? Welche Größe ist üblich? Welchen Drucker brauchst du? Und wie kannst du Versandetiketten für viele Bestellungen schnell und einfach erstellen?
In diesem Beitrag erfährst du, wie du ein Versandetikett erstellst und druckst, worauf du beim Versandlabel achten solltest und wie eine Versandsoftware wie SimpleSell den Prozess für deinen Onlineshop automatisiert.
Was ist ein Versandetikett?
Ein Versandetikett – auch Versandlabel oder Paketlabel genannt – enthält die wichtigsten Informationen für den Transport einer Sendung. Dazu gehören unter anderem die Empfänger- und Absenderadresse, Angaben zur Versandart sowie ein Barcode und je nach Versanddienstleister weitere Versandinformationen.
Damit ein Paket zuverlässig verarbeitet und zugestellt werden kann, muss das Versandetikett den Vorgaben des jeweiligen Paketdienstleisters entsprechen.
Typische Angaben auf einem Versandetikett sind:
Empfänger und Absender mit vollständiger Anschrift, bestehend aus Straße und Hausnummer, Postleitzahl, Stadt, Region, Land
Gewicht und gegebenenfalls Packstückzahl
Versandart
Sendungs- bzw. Trackingnummer
Barcode und weitere maschinenlesbare Informationen
Zustellhinweise und gegebenenfalls Kontaktdaten
Zollinformationen bei internationalen Sendungen
Gerade der Barcode ist wichtig: Er ermöglicht es dem Versanddienstleister, die Sendung während des Transports maschinell zu erfassen und zuzuordnen.
Wichtig: Für jedes Paket wird ein eigenes Versandetikett benötigt. Ein bereits verwendetes Versandlabel kannst du nicht für eine andere Sendung wiederverwenden.
Voraussetzungen zum Versandetiketten drucken
Um ein Versandetikett zu erstellen und zu drucken, brauchst du grundsätzlich einige wichtige Informationen und die passende technische Ausstattung.
1. Versanddienstleister auswählen
Zunächst musst du festlegen, mit welchem Paketdienst du deine Bestellung verschickst. Je nach Paketgröße, Gewicht, Ziel und gewünschter Versandart können unterschiedliche Versanddienstleister und Versandarten sinnvoll sein.
Zu den gängigen Paketdiensten gehören beispielsweise:
DHL
Deutsche Post
DPD
GLS
Hermes
UPS
Mit SimpleSell kannst du verschiedene Paketdienste in einer Software verbinden und deine Versandetiketten zentral erstellen. So musst du nicht für jeden Versanddienstleister ein eigenes Portal verwenden.
2. Vollständige Empfänger- und Absenderdaten
Für die Erstellung eines Versandetiketts benötigst du vollständige Versanddaten. Dazu gehören insbesondere:
Name des Empfängers
Straße und Hausnummer
Postleitzahl und Ort
Land bei internationalen Sendungen
Absenderadresse
Paketgewicht
gegebenenfalls Paketmaße
Fehlerhafte oder unvollständige Adressdaten können zu Problemen bei der Zustellung oder sogar zu Rücksendungen führen.
3. Passender Drucker
Zum Drucken eines Versandetiketts brauchst du einen geeigneten Drucker. Je nach Versandvolumen kommen beispielsweise ein Laserdrucker oder ein spezieller Labelprinter infrage.
Wichtig ist vor allem, dass der Barcode auf dem Versandetikett sauber und gut lesbar gedruckt wird. Nur dann kann er vom Versanddienstleister zuverlässig gescannt werden.
4. Eine Auftragsmaske
Die Auftragsmaske dient als Formular, in das alle notwendigen Lieferinformationen eingetragen werden. Aus diesen Informationen wird dann letztendlich das Versandlabel erstellt. Du möchtest das Ganze automatisieren? Genau hier kann eine Versandsoftware Zeit sparen: Statt die Informationen für jedes Paket manuell einzutragen, können Versandregeln die Auswahl automatisch übernehmen.
Mit SimpleSell lassen sich beispielsweise Versandregeln hinterlegen, sodass Gewicht, Versandart und weitere Versandinformationen automatisch berücksichtigt werden.
Wie erstelle ich ein Versandetikett?
Entweder das Postamt erstellt das Versandetikett für dich oder du erstellst selbst eines. Dazu kannst du das Online-Portal eines Versanddienstleisters verwenden oder du nutzt eine Versandplattform wie SimpleSell.
Kaufst du deine Frankierungen einzeln, zahlst du die höchsten Versandgebühren. Für Vielversender lohnt es sich deshalb, einen Geschäftskundenvertrag beim Paketdienst deiner Wahl abzuschließen. Bei DHL profitierst du beispielsweise schon ab 200 Sendungen pro Jahr von günstigeren Konditionen, zusätzlichen Versandoptionen über das DHL Geschäftskundenportal und einem regelmäßigen Abholauftrag, der dir den Gang zum Postamt erspart.
Um alle notwendigen Daten auf einem Versandetikett unterzubringen und gleichzeitig die Anforderungen der Paketdienste an das Layout der Paketscheine einzuhalten, empfiehlt sich eine geeignete Versandsoftware. Denn ohne Versandsoftware musst du die Bestelldaten aus deinem Onlineshop übernehmen, dich gegebenenfalls beim jeweiligen Paketdienst anmelden, die Versandart auswählen und anschließend das Versandetikett erstellen. Mit einer Versandsoftware kannst du diesen Ablauf zentralisieren.
SimpleSell verbindet deine Onlineshops mit deinen Paketdiensten und erstellt passende Versandetiketten direkt aus deinen Bestellungen. So entfällt die wiederholte manuelle Eingabe von Versanddaten und du kannst mehrere Labels gesammelt erstellen und drucken. Damit sparst du täglich Zeit und Geld!
Schritt für Schritt Anleitung
Ein Versandetikett lässt sich grundsätzlich in wenigen Schritten erstellen:
1. Versanddienstleister auswählen
Wähle den gewünschten Paketdienst aus:
DHL
DPD
GLS
Hermes
UPS
2. Versanddaten eingeben
Für das Versandetikett werden unter anderem folgende Angaben benötigt:
vollständige Empfängeradresse
vollständige Absenderadresse
Paketgewicht
gegebenenfalls Paketmaße
3. Versandart festlegen
Je nach Paketdienst und Versandauftrag stehen unterschiedliche Versandarten zur Verfügung, zum Beispiel:
Standardversand
Expressversand
Internationaler Versand
Versand mit Versicherung
Versand mit Altersprüfung
4. Versandetikett generieren
Sind alle erforderlichen Informationen vorhanden, wird das Versandetikett erstellt. Je nach System steht es anschließend beispielsweise als PDF oder Druckdatei zur Verfügung.
5. Versandetikett drucken
Zum Schluss wird das Versandlabel auf dem passenden Drucker ausgegeben und auf dem Paket angebracht.
Versandetiketten drucken: Das musst du beachten!
Beim Drucken von Versandetiketten kommt es vor allem auf eine gute Lesbarkeit und die richtige Anbringung an. Denn insbesondere Barcodes müssen während des gesamten Transportwegs zuverlässig gescannt werden können.
Welcher Drucker eignet sich für Versandetiketten?
Du kannst im Grunde jeden Drucker verwenden, der das Labelformat fassen kann. Dafür kommen sowohl Laserdrucker als auch spezielle Labelprinter in Frage. Achte aber unbedingt darauf, dass dein Drucker Barcodes trennscharf druckt. Sonst könnte es Probleme beim Einlesen am Versandweg geben und das Päckchen geht im Äther verloren.
Um einen gestochen scharfen Druck zu gewährleisten, solltest du dein Gerät regelmäßig warten. Auf dem Druckkopf von thermischen Etikettendruckern befinden sich die sogenannten Dots. Dabei handelt sich um Heizelemente, die das Versandetikett punktuell aufheizen, wodurch sich das Etikettenmaterial schwarz verfärbt. Ein beschädigter Dot reicht aus, dass beispielsweise Barcodes nicht mehr korrekt gedruckt werden.
Der DPI-Wert wirkt sich ebenfalls auf die Druckqualität aus. Je höher der Wert, desto detaillierter fällt der Druck aus.
Druckmenge und -geschwindigkeit solltest du auch berücksichtigen. Die Geschwindigkeit eines herkömmlichen Desktopdruckers reicht für viele Anwender aus. Hast du sehr hohe Anforderungen und druckst Tausende Versandetiketten pro Tag, lohnt sich womöglich die Anschaffung eines Industriedruckers. Diese sind für den 3-Schicht-Betrieb ausgelegt.
Welches Material eignet sich für Versandetiketten?
Selbstredend sollte das Versandetikett eine gute Haftung besitzen – zwischen Paketen herrschen schließlich keine Abstandsregeln. Das Material beim Druck von Versandetiketten richtet sich nach dem gewählten Druckverfahren. Für den Druck mit Laser- oder Tintenstrahldruckern sowie für den Thermotransferdruck eignen sich Etiketten, die aus normalem Papier bestehen.
Eine Alternative dazu bieten Thermodirektdrucker. Hier wird streng genommen nicht gedruckt. Das definierte Schriftbild wird durch punktuelle Erhitzung "eingebrannt". Es braucht also weder Farbband noch Toner. In der Regel werden hierfür Thermodirekt-Etiketten verwendet. Diese sind kostengünstig, gut lesbar und verfügen über hervorragende Klebeeigenschaften. Sie sind nicht besonders langlebig, doch das sollte kein Problem sein – das Versandetikett hat seinen Zweck schon nach kurzer Zeit erfüllt.
Ein selbstklebende Versandetikett hat den Vorteil, dass es bei Retouren unproblematisch überklebt werden kann und die Versandverpackung dabei keinen Schaden nimmt. Versandtaschen sind hier beispielsweise empfindlicher – zu leicht wird die Verpackung beim Abreißen der Tasche beschädigt. Eine unproblematische Retoure ist dann nicht mehr möglich.
FAQ Versandetiketten
Was kostet ein Versandetikett?
Die Kosten für ein Versandetikett hängen unter anderem vom Versanddienstleister, dem Paketgewicht, den Paketmaßen und der gewählten Versandart ab.
Bei regelmäßigen Versandmengen können Geschäftskundenkonditionen günstiger sein als der Einzelkauf von Frankierungen.
Welche Größe hat ein Versandetikett?
Die genaue Größe hängt vom jeweiligen Versanddienstleister und der verwendeten Versandart ab.
Häufig verwendete Formate sind beispielsweise:
100 × 150 mm
102 × 152 mm
105 × 148 mm
Das Format 100 × 150 mm ist im professionellen Paketversand besonders verbreitet und wird von vielen Labeldruckern unterstützt.
Wo kommt das Versandetikett hin? Wie befestige ich es?
Bringe das Versandetikett möglichst auf der größten, ebenen Fläche des Pakets an – idealerweise auf der Oberseite.
Achte darauf, dass das Versandlabel:
nicht über eine Kante geklebt wird,
nicht durch Klebeband verdeckt wird,
gut lesbar bleibt,
nicht geknickt oder beschädigt wird.
Insbesondere der Barcode sollte vollständig sichtbar und problemlos scanbar sein.
Ist es möglich, ein Versandetikett individuell zu gestalten?
Manche Versanddienstleister wie beispielsweise DHL bieten die Option an, das eigene Firmenlogo mit auf das Versandetikett drucken zu lassen. Dafür musst du zunächst im Absenderadressbuch des DHL Geschäftskundenportals einen Absender anlegen und dein Firmenlogo hochladen und eine Absenderreferenz für die Adresse vergeben.
Retourenlabel und Versandetikett: Wo liegt der Unterschied?
Ein Versandetikett wird für den Versand einer Bestellung vom Händler zum Kunden verwendet.
Ein Retourenlabel wird dagegen für die Rücksendung einer Bestellung vom Kunden zurück zum Händler genutzt.
Die beiden Labels erfüllen also unterschiedliche Zwecke und sind nicht miteinander gleichzusetzen.
Viele Händler legen Retourenlabels direkt der Lieferung bei oder stellen diese digital zum Download bereit.
Kann ich ein Versandetikett handschriftlich ausfüllen?
Grundsätzlich können bestimmte Versandinformationen handschriftlich angegeben werden. Für professionelle Versandprozesse ist ein gedrucktes Versandetikett jedoch die bessere Lösung.
Gedruckte Labels sind einheitlicher, besser lesbar und können von Versanddienstleistern maschinell verarbeitet werden.
Warum sollte ich eine Versandsoftware für die Erstellung meiner Versandetiketten nutzen?
Je mehr Bestellungen du verschickst, desto mehr Zeit kostet die manuelle Erstellung einzelner Versandetiketten.
Eine Versandsoftware kann den Prozess deshalb deutlich vereinfachen.
Mit einer Lösung wie SimpleSell kannst du beispielsweise:
verschiedene Paketdienste zentral anbinden,
Bestellungen aus deinen Verkaufskanälen automatisch importieren,
Versandetiketten automatisch erstellen,
Versandregeln für die Auswahl der Versandart nutzen,
einzelne oder viele Labels gesammelt drucken,
manuelle Eingaben und Fehler reduzieren.
So wird aus vielen einzelnen Arbeitsschritten ein deutlich effizienterer Versandprozess.
Gerade für Onlinehändler, die regelmäßig Bestellungen verschicken, lohnt sich die Automatisierung bereits bei überschaubaren Versandmengen.
Wie lange ist ein Versandetikett gültig?
Wie lange ein Versandetikett verwendet werden kann, hängt vom jeweiligen Versanddienstleister und der gewählten Versandart ab.
Wenn du ein Label erstellt hast, solltest du deshalb die Vorgaben des jeweiligen Paketdienstes beachten und das Label möglichst zeitnah für den Versand verwenden.
Kann ich mehrere Versandetiketten gleichzeitig drucken?
Ja. Wenn du viele Bestellungen gleichzeitig bearbeiten möchtest, kannst du mit einer Versandsoftware mehrere Versandetiketten gesammelt erstellen und drucken.
Das ist insbesondere für Onlinehändler praktisch, die täglich viele Bestellungen versenden.
Mit SimpleSell kannst du hundert oder mehr Versandetiketten mit wenigen Klicks erstellen und anschließend gesammelt drucken. So musst du nicht jedes Versandlabel einzeln anlegen.
Immer ein Label voraus mit SimpleSell
Je mehr Bestellungen dein Onlineshop erhält, desto wichtiger wird ein effizienter Versandprozess. Statt jede Bestellung einzeln zu bearbeiten und Versandetiketten manuell zu erstellen, kannst du die Labelerstellung mit SimpleSell automatisieren.
So funktioniert der Einstieg:
Onlineshop oder Marktplatz mit SimpleSell verbinden
Paketdienste und Versandarten einrichten
Versandregeln definieren
Bestellungen automatisch importieren
Versandetiketten erstellen und gesammelt drucken
SimpleSell verbindet deine Verkaufskanäle mit deinen Paketdiensten und unterstützt dich dabei, Versandetiketten schnell und ohne unnötige manuelle Arbeit zu erstellen.
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