Versandregeln: Zeit sparen und Fehler vermeiden – so geht's!

Der Versandprozess zählt zu den zeit- und kostenintensivsten Aufgaben von Onlinehändlern. Zahlreiche komplexe Entscheidungen sind nötig, damit jede Bestellung mit einem korrekten Versandetikett des richtigen Paketdienstes dein Lager verlässt und sich zeitnah auf den Weg zum Kunden macht. Versandfehler kosten Zeit, Geld, Nerven und im schlimmsten Fall zufriedene Kunden.

Mit intelligenten Versandregeln kannst du den Versandprozess deines Onlineshops umfassend automatisieren, Zeit und Geld sparen und Fehler beim Versand vermeiden.

Wir zeigen dir, wie du die intelligenten Versandregeln von SimpleSell optimal nutzt und erklären dir alles, was du über automatische Versandregeln und das feste Regelwerk wissen musst!

Was sind intelligente Versandregeln?

Mit den intelligenten Versandregeln von SimpleSell kannst du Teile deines Versandprozesses automatisieren, Zeit und Geld sparen und Versandfehler vermeiden. Versandregeln unterstützen dich dabei, dass du für jede Bestellung automatisch die korrekten Sendungsdetails hinterlegst und manuelle Eingaben beim Versand von Bestellungen reduzierst. Beispielsweise kannst du mit Versandregeln automatisch die optimale Versandart basierend auf dem Zielland einer Bestellung festlegen.

SimpleSell bietet dir zwei verschiedene Optionen intelligenter Versandregeln an: Automatische Versandregeln und das feste Regelwerk. Für welche Option du dich entscheidest kommt ganz auf deine Anforderungen und die Struktur deines E-Commerce-Unternehmens an.

Du kannst jederzeit in den Einstellungen von SimpleSell unter "Versandregeln" zwischen beiden Optionen wechseln, ohne dass deine Versandregeln verloren gehen und dich sogar ganz gegen die Nutzung von Versandregeln entscheiden. So kannst du beide Optionen ausgiebig testen und am Ende die Option wählen, die am besten zu deinem Versandprozess passt.

Option 1: Automatische Versandregeln

Automatische Versandregeln bietet SimpleSell schon immer an. Sofern du mindestens den Basic-Tarif nutzt, sind die automatischen Versandregeln als Ausfüllhilfe für die Sendungsdetails in "Versand vorbereiten" aus deinem Prozess vermutlich nicht mehr wegzudenken. Da SimpleSell automatisch die Verwaltung dieser Versandregeln übernimmt, stellen wir dir hier nur ihre Funktionsweise vor und in welchen Fällen du sie dem neuen Regelwerk vorziehen solltest.

Wann sollte ich automatische Versandregeln verwenden?

Der große Vorteil bei automatischen Versandregeln ist, dass du diese Regeln nicht manuell definieren musst. Du kannst direkt beim Versand einer Bestellung in "Versand vorbereiten" bestimmen, ob automatisch eine Versandregel für ähnliche Bestellungen erstellt werden soll, indem du das Häkchen bei "Regel speichern?" setzt. SimpleSell lernt automatisch eine passende Versandregel oder aktualisiert eine bestehende mit den neuen Sendungsdetails. Bei ähnlichen Bestellungen wählt SimpleSell die richtige Versandregel aus und ergänzt die Sendungsdetails in "Versand vorbereiten" automatisch.

Je länger du SimpleSell verwendest, desto weniger manuelle Eingaben von Sendungsdetails sind erforderlich, da immer mehr Fälle von automatischen Versandregeln abgedeckt werden. Auch der Expressmodus hält nur an und wartet auf deine Eingaben, wenn er auf eine unbekannte Kombination trifft.

Du solltest automatische Versandregeln immer dann verwenden, wenn du erst zum Zeitpunkt des Versands die Sendungsdetails festlegen willst, ohne dir bereits im Vorfeld Gedanken über ein Regelwerk machen zu müssen. Je nach Versandgewohnheiten oder Beschaffenheit deiner Bestellungen kann die zusätzliche Flexibilität durch automatische Versandregeln hilfreich sein.

Option 2: Festes Regelwerk

Das neue Regelwerk mit seinen vor dem Versand definierten Versandregeln ist eine der mächtigsten und gleichzeitig flexibelsten Funktionen von SimpleSell und steht ab dem Basic-Tarif zur Verfügung. Im Folgenden erklären wir dir, welche Vorteile das Regelwerk hat, wann du es automatischen Versandregeln vorziehen solltest, wie Versandregeln im Regelwerk aufgebaut sind und was du beachten musst, um das Regelwerk möglichst effektiv zu nutzen.

Wann sollte ich das Regelwerk verwenden?

Der große Unterschied zu automatischen Versandregeln ist, dass du deine Versandregeln im Regelwerk vor dem Versand von Bestellungen manuell anlegen musst. Das Regelwerk verhält sich im manuellen Modus von "Versand vorbereiten" wie eine Ausfüllhilfe. Mit geschickt gewählten Versandregeln kannst du deinen gesamten Versandprozess vollständig automatisieren, sodass im Idealfall keine einzige manuelle Eingabe von Sendungsdetails mehr erforderlich ist. Im Expressmodus reduzierst du die Anzahl der notwendigen Klicks beim Versand Hunderter Bestellungen sogar auf einen einzigen!

Beachte, dass du in den Fällen, die nicht durch Versandregeln im Regelwerk abgedeckt sind, weiterhin Sendungsdetails in "Versand vorbereiten" manuell ergänzen musst. Auch der Expressmodus hält an dieser Stelle an und wartet auf deine Eingaben.

Du solltest das Regelwerk den automatischen Versandregeln immer dann vorziehen, wenn du bereits klare Versandregeln im Kopf hast und einen wohldefinierten Versandprozess abbilden möchtest. Oftmals ist das der Fall, wenn du mit ein paar wenigen Regeln einen Großteil der Sendungsdetails für deine Bestellungen bereits im Vorfeld festlegen kannst.

Wie sind Versandregeln aufgebaut?

Du musst jede Versandregel benennen und kannst ihr optional Bedingungen, aber mindestens eine Aktion zuweisen. Bedingungen entscheiden, ob eine Regel auf eine Bestellung angewendet werden soll. Mit Aktionen legst du fest, welche Änderungen an den Sendungsdetails automatisch erfolgen sollen. Du kannst durch geschickte Nutzung von verschiedenen Versandregeln mit Bedingungen und Aktionen nahezu jeden denkbaren Anwendungsfall abbilden.

Beispielsweise kannst du automatisch die korrekte Versandart festlegen, wenn eine Bestellung ein bestimmtes Zielland hat oder einen bestimmten Artikel in einer von dir vorgegebenen Menge beinhaltet.

Wie funktionieren Bedingungen?

Durch die Angabe einer oder mehrerer Bedingungen legst du fest, ob eine intelligente Versandregel auf eine Bestellung angewendet werden soll. Dabei kannst du entscheiden, ob eine Bestellung alle Bedingungen erfüllen muss oder ob auch eine Bedingung ausreichend ist, damit die Regel greift. Wenn du dich dafür entscheidest, dass alle Bedingungen zutreffen müssen, kannst du jede Bedingung nur einmal hinzufügen, da es sonst automatisch zu Widersprüchen kommen würde. Dieselbe Bestellung kann beispielsweise nicht gleichzeitig das Lieferland Deutschland und Österreich haben.

Du kannst einer intelligenten Versandregel folgende Bedingungen zuweisen und diese mithilfe eines Operators mit einem von dir angegebenen Wert vergleichen:

• Artikelbezeichnung: Prüft, ob die gesamte Bestellung ausschließlich aus Positionen mit der angegebenen Artikelbezeichnung in beliebiger Menge besteht. Mehrere Positionen mit identischer Artikelbezeichnung werden dabei zu einer zusammengefasst.

• Artikelmenge: Die Gesamtmenge aller Artikel in einer Bestellung. Beispiel: Eine Bestellung mit 2x T-Shirt und 1x Sticker ergibt eine Menge von drei.

• Land: Das Zielland einer Bestellung.

• SKU: Prüft, ob die gesamte Bestellung ausschließlich aus Positionen mit der angegebenen SKU in beliebiger Menge besteht. Mehrere Positionen mit identischer SKU werden dabei zu einer zusammengefasst.

• Shop: Der Shop, aus dem die Bestellung importiert wurde.

• Tags: Prüft, ob die Bestellung mit einem von dir angegebenen Tag markiert ist. Alle verfügbaren Tags findest du in der Bestellübersicht. Bei Amazon-Bestellungen sind mögliche Tags Prime, Premiumversand oder Business.

• Versandwunsch: Die Versandart, die der Kunde beim Checkout ausgewählt hat. Bei Amazon-Bestellungen sind mögliche Werte Standard, Priority, NextDay oder SecondDay.

Je nach Bedingung stehen dir unterschiedliche Vergleichsoperatoren zur Verfügung. Beachte, dass Groß- und Kleinschreibung berücksichtigt werden.

Wie funktionieren Aktionen?

Sofern die angegebenen Bedingungen zutreffen, werden die Aktionen einer Versandregel ausgeführt. Eine Versandregel ohne Bedingungen trifft auf jede Bestellung zu und führt alle ihre Aktionen immer aus. Du kannst eine Regel nur speichern, wenn du mindestens eine oder mehrere Aktionen definiert hast.

Folgende Aktionen kannst du intelligenten Versandregeln zuweisen, um die Sendungsdetails deiner Bestellungen automatisch anzupassen:

• Gewicht setzen: Setzt das Gewicht eines Pakets.

• Verpackung setzen: Setzt die Verpackung eines Pakets.

• Anzahl der Labels setzen: Erstellt die angegebene Anzahl gleicher Labels.

• Versand mit Versandart: Weist eine Versandart zu. Beachte, dass das Standardgewicht und die Standardverpackung der Versandart verwendet werden, sofern diese in den Einstellungen der Versandart gepflegt sind und du keine zusätzlichen Aktionen vom Typ "Gewicht setzen" oder "Verpackung setzen" zuweist oder vererbst. Diese überschreiben die Standardwerte.

Auf die Reihenfolge kommt es an!

Intelligente Versandregeln werden in der Reihenfolge ausgeführt, in der du sie im Regelwerk angeordnet hast. Versandregeln, die du weiter unten definiert hast, überschreiben gleiche Aktionen vorheriger Regeln. Für jede Bestellung werden alle Versandregeln im Regelwerk der Reihe nach ausgeführt, deren Bedingungen auf die Bestellung zutreffen. Bringe daher deine Versandregeln per Drag-and-Drop in die gewünschte Auswertungsreihenfolge und stelle sicher, dass spätere Regeln keine Aktionen vorheriger Regeln überschreiben.

Nehmen wir an, du hast im Regelwerk folgende Versandregeln definiert:

• Regel 1: Wenn "Land ist" Deutschland, dann "Versand mit Versandart" Warenpost

• Regel 2: Wenn "Land ist" Deutschland und "Versandwunsch ist" Paket, dann "Versand mit Versandart" DHL Paket

Die Versandregeln sollten in dieser Reihenfolge definiert werden, damit automatisch die korrekte Versandart gewählt wird. Grundsätzlich wird in Deutschland mit Warenpost verschickt. Sofern sich der Kunde jedoch beim Checkout den Versand als Paket wünscht, wird als DHL Paket versendet.

Würden Regel 1 und Regel 2 vertauscht, würde ausnahmslos jede Bestellung als Warenpost verschickt. Die letzte Aktion wäre dann immer "Versand mit Versandart" Warenpost – unabhängig vom eigentlichen Versandwunsch des Kunden.

Bedingungen: Alle oder mindestens eine?

Sobald du zu einer Versandregel zwei oder mehr Bedingungen hinzufügst, kannst du angeben, ob alle Bedingungen auf die Bestellung zutreffen müssen oder ob es ausreichend ist, wenn mindestens eine der Bedingungen zutrifft, damit die Regel angewendet wird.

Betrachten wir beispielsweise folgende Versandregeln, bei denen der einzige Unterschied darin besteht, dass bei der ersten alle und der zweiten mindestens eine der beiden Bedingung zutreffen muss.

• Wenn "Land ist" Deutschland und "Versandwunsch ist" DHL, dann "Versand mit Versandart" Warenpost

• Wenn "Land ist" Deutschland oder "Versandwunsch ist" DHL, dann "Versand mit Versandart" Warenpost

Die erste Versandregel würde nur dann angewendet, wenn die Bestellung das Zielland Deutschland hat und zudem der Versandwunsch des Kunden DHL ist.

Die zweite Versandregel würde immer dann angewendet, wenn mindestens eine der beiden Bedingungen erfüllt ist: Wenn das Zielland Deutschland ist, der Versandwunsch DHL ist oder beides gleichzeitig zutrifft.

Versandregeln anlegen: Tipps für die Praxis!

Je nach Versandart solltest du sicherstellen, dass möglichst alle notwendigen Sendungsdetails automatisch gesetzt werden. Entweder über eine Aktion einer intelligenten Versandregel oder einen Standardwert in den Einstellungen der Versandart. So sparst du in "Versand vorbereiten" jede Menge zusätzliche Eingaben und Klicks und beschleunigst deinen Versandprozess maximal. Je nach Paketdienst sind entweder Gewicht, Verpackung oder beides notwendig, damit die zugehörige Versandart in "Versand vorbereiten" durch eine Versandregel automatisch ausgewählt werden kann. Welche Sendungsdetails für die Nutzung einer Versandart verpflichtend angegeben werden müssen, kannst du den Einstellungen der Versandart im Abschnitt "Standardwerte" entnehmen.

Einige interne Versandregeln von SimpleSell gelten auch bei Nutzung des Regelwerks weiter und können auch durch benutzerdefinierte Regeln nicht aufgehoben werden. Beispielsweise wird eine Versandart nur ausgewählt, wenn das Versandprodukt nach seiner Spezifikation mit dem festgelegten Gewicht in den Sendungsdetails oder dem Zielland kompatibel ist und die Versandart auch in "Versand vorbereiten" als mögliche Versandoption angezeigt werden würde. Ist dies nicht der Fall, sind manuelle Eingaben in "Versand vorbereiten" erforderlich, die du durch geeignete Anpassungen deiner Versandregeln für zukünftige Bestellungen automatisieren kannst.

Versand automatisieren mit SimpleSell

Konnten wir dich von unseren intelligenten Versandregeln begeistern? Egal, ob du dich am Ende für die automatischen Versandregeln oder das feste Regelwerk entscheidest – was zählt, ist, dass deine Wahl zu deinem Onlineshop passt. Mit beiden Optionen sparst du Zeit, Geld und reduzierst Fehler beim Versand!

Neben intelligenten Versandregeln profitierst du mit SimpleSell von unserem Massenlabeldruck, der Lieferadressprüfung und Bearbeitungsnummern. In weniger als 5 Minuten verbindest du zahlreiche Onlineshops und Paketdienste mit SimpleSell. So behältst du den gesamten Versandprozess auf einer Plattform im Überblick und kannst flexibel zwischen deinen Paketdiensten wechseln.

Wenn du Fragen hast oder Hilfe bei der Einrichtung von SimpleSell oder den Versandregeln benötigst, melde dich bei uns. Wir helfen dir gerne weiter!