Versandprozess im Onlineshop: So läuft die Versandabwicklung ab
Was deine Kunden von deinem E-Commerce sehen? Attraktiv präsentierte Produkte, ansprechende Werbung und einen komfortablen Bestellvorgang.
Hinter einer erfolgreichen Bestellung laufen jedoch zahlreiche weitere Prozesse ab. Einer der wichtigsten ist der Versandprozess: Von der Auftragsannahme über die Kommissionierung und Verpackung bis zur Auslieferung und einer möglichen Retoure muss jeder Schritt zuverlässig funktionieren.
Denn Kunden erwarten heute eine schnelle Lieferung, transparente Versandkosten und einen unkomplizierten Ablauf. Gleichzeitig soll die Versandabwicklung für dich möglichst wenig Zeit und Kosten verursachen.
In diesem Beitrag zeigen wir dir, aus welchen Phasen der Versandprozess im Onlineshop besteht, worauf du bei der Versandabwicklung achten solltest und wie du deinen Versand mit einer Versandsoftware wie SimpleSell optimieren kannst.
Warum ist der Versandprozess so wichtig?
Der Versand ist einer der letzten Schritte des Onlinekaufs – und damit ein wichtiger Teil des Kundenerlebnisses. Hohe oder intransparente Versandkosten, lange Lieferzeiten oder komplizierte Retouren können dazu führen, dass Kunden ihre Bestellung abbrechen oder nach dem Kauf unzufrieden sind.
Gerade für Onlinehändler ist das eine Herausforderung: Kunden wünschen sich eine schnelle und möglichst günstige Lieferung, während gleichzeitig Versandkosten, Arbeitsaufwand und Fehlerquoten möglichst niedrig bleiben sollen.
Zu den häufigen Gründen für Kaufabbrüche gehören unter anderem:
intransparente Versandkosten
zu hohe Versandkosten
zu lange Lieferzeiten
ungünstige oder unklare Bedingungen für Rücksendungen
Ein gut organisierter Versandprozess im Onlineshop hilft dir dabei, diese Herausforderungen zu reduzieren und deine Versandabwicklung effizient zu gestalten.
Die Phasen des Versandprozesses
Ein typischer Versandprozess lässt sich in vier zentrale Phasen unterteilen:
Auftragsannahme
Versandabwicklung
Auslieferung
Retourenmanagement
1. Auftragsannahme
Der Versandprozess beginnt mit dem Eingang einer Bestellung. Neben den Bestelldaten wie Produkt, Menge, Größe oder Farbe solltest du zunächst prüfen, ob die bestellten Artikel verfügbar sind.
Idealerweise sind Warenbestand und Onlineshop miteinander verknüpft. So können Verfügbarkeit und Lieferzeit direkt im Shop angezeigt und bei Änderungen automatisch aktualisiert werden.
Auch die Lieferadresse kann bereits vor dem Versand auf mögliche Fehler geprüft werden. Das hilft dabei, unnötige Rücksendungen und Verzögerungen zu vermeiden.
Bevor die Bestellung anschließend bearbeitet und versendet wird, erhält der Kunde eine Bestellbestätigung mit den wichtigsten Bestellinformationen sowie der Liefer- und Rechnungsadresse.
2. Versandabwicklung
Nach dem Eingang und der Prüfung der Bestellung beginnt die eigentliche Versandabwicklung.
Je nach Ablauf in deinem Unternehmen müssen dabei beispielsweise Packlisten, Lieferscheine, Rechnungen, Versandetiketten oder Retourenunterlagen erstellt werden. Je mehr dieser Dokumente manuell bearbeitet werden, desto größer ist der Zeitaufwand und desto eher entstehen Fehler.
Eine Versandsoftware kann diese Arbeitsschritte automatisieren und die benötigten Dokumente zentral bereitstellen.
2.1 Komissionierung
Bei der Kommissionierung werden die bestellten Artikel anhand der Packliste aus dem Lager zusammengestellt.
Eine übersichtliche Lagerorganisation hilft dabei, häufig bestellte Artikel schnell zu finden. Eine Packliste mit Informationen wie Artikelnummer, Menge und Lagerplatz kann den Prozess zusätzlich beschleunigen.
Wichtig ist außerdem, dass der Lagerbestand möglichst aktuell mit dem Onlineshop abgeglichen wird. So lassen sich falsche Verfügbarkeits- und Lieferzeitangaben vermeiden.
2.2 Verpackung
Nach der Kommissionierung werden die Artikel verpackt. Die Verpackung sollte dabei vor allem ausreichend Schutz für die Ware bieten und zur Größe und Beschaffenheit des Produkts passen.
Eine geeignete Verpackung reduziert das Risiko von Transportschäden und damit auch unnötigen Rücksendungen.
Darüber hinaus kann die Verpackung Teil des Kundenerlebnisses sein. Beispielsweise lassen sich Produktinformationen, Hinweise zu weiteren Produkten oder kleine Zugaben nutzen, um den Kontakt zum Kunden über den eigentlichen Kauf hinaus zu stärken.
2.3. Versandvorbereitung
Sind die Waren verpackt, muss die Sendung für den Versand vorbereitet werden. Paketscheine manuell bei der Annahmestelle auszufüllen, ist dabei längst nicht mehr notwendig.
Mit einer Versandsoftware kannst du Versandetiketten direkt digital erstellen und drucken. Die Versanddaten werden dabei automatisch übernommen und an den jeweiligen Versanddienstleister übermittelt.
Das spart nicht nur Zeit, sondern reduziert auch manuelle Eingaben und damit potenzielle Fehler.
3. Auslieferung
Für die Auslieferung stehen dir je nach Produkt, Gewicht, Paketgröße und Bestimmungsland unterschiedliche Versanddienstleister und Versandarten zur Verfügung. Neben klassischen Paketdiensten können beispielsweise Kurier- und Expressdienste oder Speditionen für größere und sperrige Sendungen infrage kommen.
Bei der Auswahl solltest du deshalb nicht nur den Preis, sondern auch die Anforderungen deiner Produkte und deiner Kunden berücksichtigen. Auch Zusatzleistungen können für bestimmte Sendungen relevant sein.
Nach der Übergabe an den Versanddienstleister ist die Sendungsverfolgung für viele Kunden besonders wichtig. Eine Versandbestätigung mit Trackingnummer schafft Transparenz und ermöglicht es deinen Kunden, den Status ihrer Lieferung nachzuvollziehen.
Mit SimpleSell kannst du Versandinformationen und Sendungsnummern an dein angebundenes Shopsystem zurückübertragen. So können deine Kunden ihre Sendung verfolgen und du behältst den Überblick über deine Versandvorgänge.
4. Retourenmanagement
Auch Retouren gehören zum Versandprozess eines Onlineshops. Ein klar strukturierter Retourenablauf hilft dir dabei, Rücksendungen effizient zu bearbeiten und gleichzeitig deinen Kunden einen verständlichen Service zu bieten.
Zunächst solltest du prüfen, warum eine Ware zurückgeschickt wurde und wie mit dem zurückgesendeten Artikel weiter verfahren werden kann. Je nach Zustand kann die Ware beispielsweise wieder eingelagert oder die Verpackung ausgetauscht werden.
Auch für deine Kunden sollte der Retourenprozess möglichst einfach verständlich sein. Eine Retourenanleitung im Paket und transparente Informationen auf deiner Website können dabei helfen.
Mit SimpleSell kannst du außerdem Rücksendeetiketten als Beilegerretoure erstellen und direkt in das Paket legen. So hat dein Kunde das passende Rücksendeetikett bereits zur Hand, wenn eine Retoure notwendig wird.
Versandprozess optimieren mit SimpleSell
Ein effizienter Versandprozess ist für Onlinehändler entscheidend: Kunden erwarten eine schnelle und zuverlässige Lieferung, während du deine Versandkosten und den Arbeitsaufwand möglichst gering halten möchtest.
Gerade bei steigenden Bestellmengen werden manuelle Arbeitsschritte schnell zum Zeitfaktor. Genau hier setzt SimpleSell an.
SimpleSell unterstützt dich von der Bestellung bis zur Auslieferung. Und das Beste? Du brauchst nur 5 Minuten, um deine Onlineshops mit Paketdiensten zu verbinden und profitierst dabei nicht nur von einer einzigen Plattform, auf der du deine gesamten Sendungen zentral verwalten kannst, sondern auch unseren intelligenten Versandregeln. Zudem helfen dir unsere Lieferscheine und Packlisten dabei, den Überblick über deine Sendungen zu behalten und du kannst ganz simpel dank unseres smarten Massenlabeldrucks Hunderte von Bestellungen mit einem Klick drucken und dabei flexibel deine Paketdienste kombinieren. Entdecke jetzt kostenlos unsere tollen Features und spare dir durch SimpleSell täglich Zeit und Geld bei der Abwicklung deines Versandprozesses!
Häufige Fragen zum Versandprozess
Was ist ein Versandprozess?
Der Versandprozess umfasst alle Schritte, die zwischen dem Eingang einer Bestellung und der Zustellung beim Kunden stattfinden. Dazu gehören unter anderem die Auftragsannahme, Kommissionierung, Verpackung, Erstellung des Versandetiketts und Übergabe an den Versanddienstleister. Je nach Unternehmen gehört auch das Retourenmanagement zur Versandabwicklung.
Welche Schritte gehören zur Versandabwicklung?
Die Versandabwicklung besteht typischerweise aus mehreren aufeinanderfolgenden Schritten: Bestellung prüfen, Artikel kommissionieren, Ware verpacken, Versandetikett und gegebenenfalls weitere Dokumente erstellen, Sendung an den Versanddienstleister übergeben und Trackinginformationen bereitstellen.
Wie kann ich meinen Versandprozess automatisieren?
Viele manuelle Schritte lassen sich mit einer Versandsoftware automatisieren. Dazu gehören beispielsweise der zentrale Import von Bestellungen, die Auswahl der passenden Versandart anhand von Versandregeln sowie die Erstellung und der Druck von Versandetiketten. Auch Lieferscheine und Packlisten können in den Versandprozess integriert werden.
Was bringt eine Versandsoftware für Onlineshops?
Eine Versandsoftware bündelt Bestellungen und Versandprozesse an einem zentralen Ort und kann wiederkehrende Arbeitsschritte automatisieren. Das reduziert manuelle Eingaben, spart Zeit und erleichtert die Bearbeitung größerer Bestellmengen.
Für welche Onlineshops lohnt sich eine Versandautomatisierung?
Eine automatisierte Versandabwicklung kann besonders dann sinnvoll sein, wenn regelmäßig Bestellungen aus mehreren Shops oder Marktplätzen eingehen oder größere Mengen an Sendungen bearbeitet werden müssen. Aber auch kleinere Onlinehändler können durch automatisierte Versandprozesse manuelle Arbeit reduzieren und Abläufe standardisieren.
