Sendungsnummer erstellen: Versand mit Tracking für deinen Onlineshop

Sendungsnummer erstellen: Versand mit Tracking für deinen Onlineshop

· von
Lisa Kammermayer

Zwischen Bestellung und Lieferung liegt für Käufer eine nicht unerhebliche Zeit voller Erwartungen. Da geht nicht selten der Klick auf die Sendungsverfolgung, um genau zu verfolgen, wo sich die Ware gerade befindet. Auch für dich als Händler ist dieser Vorgang wichtig. So kannst du überprüfen, ob die geplante Zustellung realisiert werden kann. All das wäre nicht möglich ohne die Sendungsnummer.

Was ist die Sendungsnummer bzw. Trackingnummer?

Die Sendungsnummer dient zur Sendungsverfolgung (engl. Track and Trace) von Lieferungen. Anhand der Sendungsnummer, auch bekannt als Trackingnummer, kann der aktuelle Standort und Status der Lieferung identifiziert bzw. getrackt werden. Sie dient sozusagen der Überwachung der Sendung durch alle Beteiligten. Beim Empfänger wächst die Vorfreude. Auch für dich ist es wichtig zu wissen, ob dein Kunde seine Bestellung bereits erhalten hat oder es Verzögerungen bei der Zustellung gibt. Zudem koordinieren Speditionen anhand der Sendungsverfolgung ihre Transporte. Daneben spielt die Sendungsnummer beim Schutz vor Diebstahl und dem Verlust der Ware eine wichtige Rolle.

Wie sieht die Trackingnummer aus?

Jedes Versandunternehmen kreiert sein eigenes Codesystem aus einer Mischung von Zahlen und Buchstaben. Sonder- und Leerzeichen sind eine Seltenheit. Auch in der Länge ist das Spektrum groß. Sendungsnummern können zwischen 8 und 40 Zeichen lang sein. Jede Trackingnummer besteht aus verschiedenen Bestandteilen, die jeweils unterschiedliche Informationen codieren. Beispielsweise enthält sie eine spezifische Kundenkennung für jeden Versender oder auch den Start- und Zielort des Pakets. Weiter kann dir dein Paketdienst einen Nummernkreis zuweisen. Dabei handelt es sich um einen Pool von Sendungsnummern, die du für den Versand verwenden kannst.

Wie funktioniert das Tracking?

Für die Sendungsverfolgung wird ein Barcode, RFID-Chip oder ein Data Matrix Code benötigt. In den Paketzentren wird dieser maschinell eingelesen und elektronisch weiterverarbeitet. Jeder Code bzw. Chip ist einzigartig und ermöglicht dadurch die eindeutige Identifikation eines Pakets während des gesamten Sendungsverlaufs.

An automatisierten Sortierstationen werden also die Versandetiketten eingelesen, die Codes dechiffriert und die Pakete anhand der gespeicherten Informationen sortiert. Gleichzeitig gelangen die Informationen in eine Datenbank, die registriert, wann ein Paket an welcher Station angekommen ist.

Sobald du ein Versandetikett erstellst, gehen die Auftragsdaten bei deinem Paketdienst ein. Nach der Einlieferung wird die Sendung zum Start-Paketzentrum transportiert. Hier wird es gescannt, für den Weitertransport bearbeitet und dann zum Ziel-Paketzentrum befördert. Schließlich wird die Sendung durch den Paketboten an den Empfänger oder eine Packstation final zugestellt. Hier endet die Reise und wer eine Sendungsnummer hat, kann jeden Schritt mitverfolgen.

Wie kann ich die Sendungsverfolgung einsehen?

Die Sendungsverfolgung läuft im Prinzip bei allen Versandunternehmen gleich. Dennoch gibt es ein paar feine Unterschiede bezüglich der Einsehbarkeit des Paketstatus.

Jede Sendung sollte im Grunde unmittelbar nach Auftragseingang im System eingetragen werden. Damit gelangen die Informationen in die Datenbank und sind über die Sendungsnummer einsehbar. Das gilt sowohl für die manuelle als auch für die automatische Erfassung. Die Versanddienstleister führen in der Regel ein tägliches Update ihrer Server durch – manche tun dies mehrmals pro Tag. Bei der Übergabe der Sendung an den Zustelldienst erfolgt eine Live-Übermittlung des Statusupdates.

Sendungsverfolgung von Post & DHL, DPD, GLS, Hermes

Wie unterscheidet sich die internationale Sendungsverfolgung?

Auch international lassen sich Pakete nachverfolgen, allerdings nicht im gleichen Umfang wie innerhalb des deutschen Post- und Paketraums. Es fehlt derzeit noch an Vernetzungen zwischen den einzelnen Logistikunternehmen, die an einer internationalen Sendung beteiligt sind. Harmonized Labels für die Warenpost International sind eine Initiative von DHL zur Verbesserung der internationalen Sendungsverfolgung.

Internationale Sendungen erhalten eine internationale Paketnummer, den sogenannten UPU-Code (Universal Postal Union). Die ersten beiden Buchstaben der Nummer stehen für das Empfängerland, anschließend folgt eine Nummer und dann zwei Buchstaben für das Herkunftsland.

Wie erstelle ich Versandetiketten mit Sendungsverfolgung?

Sobald du Versandetiketten mit SimpleSell erstellst, enthält jedes Label automatisch eine Sendungsnummer. So ist die schnelle, einfache Nachverfolgung deiner Pakete immer gewährleistet. Das ist vor allem wichtig, wenn du Amazon-Händler bist. Hier ist der Versand mit Sendungsverfolgung sogar Pflicht für die Versandbestätigung. Außerdem kannst du bei uns Bearbeitungsnummern auf dem Versandetikett integrieren sowie Lieferscheine und Packlisten drucken lassen. So behältst du beim Packen deiner Bestellungen immer den Überblick und sparst täglich Zeit und Geld.

Lisa Kammermayer
Über den Autor

Lisa Kammermayer

Als Marketing Managerin bei SimpleSell kümmert sich Lisa um alle Themen, die mit Content Marketing auf unserer Website, unseren Social Media Kanälen oder dem Newsletter zu tun haben. Dabei versorgt sie dich mit den aktuellsten Neuerungen unserer Versandsoftware und den neuesten Informationen rund um E-Commerce und Logistik.