Warenwirtschaftssysteme: Die optimale Ergänzung für deinen Onlineshop!

Als Onlinehändler weißt du genau, dass die Lagerverwaltung über ein Warenwirtschaftssystem (WWS) ein wichtiger Bestandteil eines erfolgreichen Unternehmens ist. Ein Warenwirtschaftssystem hilft dir dabei, organisiert zu bleiben und die Bestellungen und Warenbestände ordnungsgemäß zu verwalten. Für den optimalen Durchblick haben wir die Funktionen und Arten von Warenwirtschaftssystemen für dich zusammengefasst.

Was ist ein Warenwirtschaftssystem?

Mit einem Warenwirtschaftssystem organisierst du die täglichen operativen Abläufe deines Warenlagers – von der Vorratserfassung bis zur Bearbeitung deiner Bestellungen. Du legst einmal einen Artikel im System an und buchst sämtliche Warenbewegungen: Einkäufe, Rückgaben an Lieferanten, Buchungen auf ein anderes Lager, Verkäufe, Rücknahmen von Kunden. So weißt du immer, wo deine Ware ist und wie viel du auf Lager hast. Die Bestände stehen dir im Idealfall für diverse Absatzkanäle zur Verfügung und werden synchronisiert.

Was leistet ein Warenwirtschaftssystem?

Das Warenwirtschaftssystem sammelt alle Prozesse deines Warenlagers und übernimmt die komplette Verwaltung. Hierbei gibt es drei Hauptprozesse:

Wareneingang

Wie der Name schon sagt, findest du hier die gesamten Prozesse aller eingehenden Waren: vom Entladen der Fracht, der Prüfung und Registrierung bis zur Lagerung. Was uns zum nächsten Punkt führt.

Lagerung

Dies beinhaltet alle Prozesse der Einlagerung deiner Waren: Lagerbewegungen, abgelaufene oder beschädigte Produkte usw.

Warenausgang

Schlussendlich verlässt deine Ware hoffentlich irgendwann das Lager. Alles, was mit dem Verkauf und Transport deiner Produkte zusammenhängt, findest du hier auch.

Drei Arten von Warenwirtschaftssystemen

Geschlossenes Warenwirtschaftssystem

Alle betrieblichen Aufgaben (Einkauf, Lager, Vertrieb, Service) werden von einem einzigen System abgedeckt.
 
Offenes Warenwirtschaftssystem

Ein oder mehrere Module werden von Drittsystemen abgedeckt und ggf. synchronisiert.
 
Integriertes Warenwirtschaftssystem

Es handelt sich um ein geschlossenes System, das aber mit fest eingebundenen Drittsystemen arbeitet und Daten mit externen Partnern austauscht (z. B. Banken oder dem eigenen Onlineshop). Das Warenwirtschaftssystem ist die führende Instanz. Die meisten modernen Warenwirtschaftssysteme werden als integriertes WWS betrieben. Welche Schnittstellen nötig sind, hängt vom jeweiligen Handelsbetrieb ab.

Wann solltest du ein Warenwirtschaftssystem verwenden?

WWS-Software ist nicht nur für große Einzelhändler von Nutzen. Auch kleine Warenlager mit einer komplexen E-Commerce-Prozessen profitieren von einem Warenwirtschaftssystem. Wer mehrere Logistikzentren hat oder mehr als 50 Bestellungen pro Tag verarbeitet, sollte definitiv über die Anschaffung einer WWS-Software nachdenken. Wer mehr als 100 verschiedene Artikel lagert, wird schwer ohne auskommen. Denn sonst kommt es leicht zu Leerverkäufen und das ist nicht gerade förderlich für die Kundenzufriedenheit. Zudem sind die Personalkosten der Lagerverwaltung und des Warenhandlings ohne WWS zu hoch. Stell dir mal vor, du müsstest bei über 10.000 Artikeln im Lager jede Buchung, jede Umlagerung oder gar die Inventur händisch machen. Das macht wenig Freude.

Wie kann ein Warenwirtschaftssystem deine E-Commerce-Prozesse verbessern?

Die Aufgaben eines Warenwirtschaftssystems umfassen:

• Steuerung des Warenflusses

• Erfassung und Bereitstellung von waren- und kundebezogenen Daten

• Rechnungslegung

• Inventur

• Statistik

Wie du davon profitierst?

• Du sparst Zeit und Geld.

• Du lagerst Waren effizient.

• Du optimierst den Einsatz von Arbeitskraft und Ressourcen.

• Du verbessert die Zusammenarbeit in deinem Team.

• Deine Lagerbewirtschaftung wird nachhaltiger und deine Arbeitsabläufe effizienter.

• Du reduzierst Fehler.

• Der Versand deiner Bestellungen erfolgt zeitgerechter.

• Du kommst dank intelligenter Lagerverwaltung mit einem kleineren Lagerbestand aus.

• Zeitersparnis bei Erstellung von Angeboten, Aufträgen und Rechnungen.

• Einfache, ordentliche Datenpflege in einem System.

• Umfassende, optimierte Lagerverwaltung mit mehreren Lagern möglich.

• Höchstmögliche Transparenz durch Echtzeit-Auswertungen.

• Sortimentsoptimierung auf Basis von tagesaktuellen Statistiken.

Das ist bei der Einführung eines Warenwirtschaftssystems zu beachten.

Lege zu Beginn ein Pflichtenheft an, in dem du Anforderungen und Ausschlusskriterien für dein Warenwirtschaftssystem definierst. Damit kannst du bestimmte Anbieter gleich ausschließen und gezielt nach passenden Lösungen für dein Unternehmen suchen.

Wenn du ein Warenwirtschaftssystem komplett neu einführen willst, liegt etwas Arbeit vor dir. Du kannst dir folgende Strategien überlegen:

• Ein Sonderverkauf, um möglichst viel vom alten Lager abzuverkaufen

• Das Altlager Schritt für Schritt einpflegen

• Das Altlager parallel als nicht-bestandsgeführte Ware führen: Du hast dann Verkäufe bestandsgeführter Ware und Altlagerverkäufe. Die Lagerstatistiken stimmen dann, wenn das Altlager ausverkauft ist.

Es ist einfacher, von einem bestehenden Warenwirtschaftssystem auf ein neues zu welchseln. Dann kannst du womöglich Datenstrukturen von System A in System B übertragen.

Was ist bei der Einführung zu tun?

• Intensive Mitarbeiterschulung

• Klare Regeln für das Warenhandling: Was passiert beim Wareneingang? Wer nimmt Pakete an? Welche Regeln gelten bei der Filialbuchung? Wie sind Rücksendungen zum Lieferanten zu buchen? Wie sind Kundenretouren zu buchen?

• Definition von Meilensteinen gemeinsam mit dem Anbieter

• Festlegen einer Timeline

• Datenvorbereitung und -migration

• Individualisierung der Vorlagen

• Einrichten von Reports und Dashboards

• Konfiguration von Schnittstellen

• Ausführliches Testing

SimpleSell ist die Versand-Funktion für dein Warenwirtschaftssystem

Ein Warenwirtschaftssystem muss zu deinem Unternehmen passen – im Idealfall sollte es dich beim Wachstum unterstüzten und dir nicht zusätzlichen Aufwand bescheren. Es muss auch nicht immer gleich der Wechsel weg von einem bereits eingeführten System sein. Ganz im Sinne des Composable Commerce solltest du stets die Augen nach spezialisierten Lösungen für bestimmte Aufgaben offen halten, die einige Probleme oft besser lösen: Mit SimpleSell profitierst du von einer Versandplattform, die sich reibungslos in deine bestehenden Systeme integriert und Labelerstellung und Kommissionierung automatisiert. In nur 5 Minuten verbindest du zahlreiche Marktplätze, Shops und Paketdienste mit SimpleSell und bist direkt startklar! Dabei stehen dir tolle Features wie unser Massenlabeldruck, die Lieferadressprüfung und intelligente Versandregeln zur Verfügung. Hol' jetzt das Maximum aus deinem Versandprozess heraus!