Ausfuhrdokumente: Alles über Zollinhaltserklärungen & Co.

Für Sendungen außerhalb unserer Zollunion gibt es Zollvorschriften, die du unbedingt beachten musst. Die meisten Exporte stellen kein Problem dar, jedoch sind sogenannte Ausfuhrdokumente zu erstellen. Diese erfüllen eine Beweisfunktion, dass z. B. ein Kaufvertrag erfüllt wurde. Es gibt Pflichtdokumente und weitere Unterlagen, die je nach Vereinbarung gefordert werden können.

Wir geben dir hier eine Übersicht der Ausfuhrdokumente mit und beantworten die wichtigsten Fragen zu diesem umfassenden Thema.

Checkliste Ausfuhrdokumente

Grundsätzlich musst du bei dem Export deiner Waren ins Nicht-EU-Ausland beachten, dass abhängig vom Warenwert unterschiedliche Ausfuhrdokumente benötigt werden. Dabei wird zwischen einem Warenwert bis zu 1.000 € und einem Warenwert über 1.000 € unterschieden:

Erforderliche Ausfuhrdokumente für einen Warenwert bis zu 1.000 €

• Handelsrechnung

• ggf. präferenzielle Ursprungserklärung auf der Handelsrechnung oder andere Präferenznachweise

• Zollinhaltserklärung

Erforderliche Ausfuhrdokumente für einen Warenwert über 1.000 €

• Handelsrechnung

• ggf. präferenzielle Ursprungserklärung auf der Handelsrechnung oder andere Präferenznachweise

• Zollinhaltserklärung

• Ausfuhrbegleitdokument im zweistufigen Verfahren oder Internet-Ausfuhranmeldung

Im nächsten Schritt schauen wir uns an, wie du deine Waren richtig anmeldest – sofern sie einen Wert von 1.000 € übersteigen – und wie du sowohl Zollinhaltserklärung als auch die Handelsrechnung korrekt erstellst, um Verzögerungen deiner Lieferung beim Zoll zu vermeiden.

Ausfuhranmeldung

Mithilfe der Ausfuhranmeldung kündigst du alle Lieferungen im Wert von über 1.000 € an. Seit dem 1. Juli 2009 müssen diese in der gesamten EU für Nicht-EU-Sendungen elektronisch eingereicht werden. Bei einem sogenannten zweistufigen Ausfuhrverfahren ist eine Abwicklung durch das örtlich zuständige Binnenzollamt (Ausfuhrzollstelle) notwendig. Die Ausfuhranmeldung kannst du folgendermaßen abgeben:

• Über die Internetausfuhranmeldung der deutschen Zollverwaltung ATLAS-Ausfuhr (erfordert ELSTER-Zertifikat)

• Über eine an das Zollsystem angeschlossene Software

• Mithilfe eines Zollbeamten

Sobald die Prüfung der Ware erfolgt ist, erhältst du ein Ausfuhrbegleitdokument (ABD), ehemals EX1.

Zollinhaltserklärung (Customs Declaration)

Bei der Zollinhaltserklärung unterscheidet man zwischen zwei verschiedenen Formularen: CN22 und CN23. Beide beinhalten Informationen über die zu transportierenden Güter, den Wert der Ware, den Absender und Empfänger sowie die am Transport beteiligten Parteien und müssen Paketsendungen beigelegt werden, die von einem Paketdienst ins Nicht-EU-Ausland verschickt werden.

Du fragst dich sicherlich, weshalb die Zollinhaltserklärung benötigt wird. Damit kontrolliert der Zoll, ob der Import und Export von Waren den steuerlichen Vorgaben, der Sicherheit, der Volksgesundheit und dem Umweltschutz entspricht. Außerdem wird dabei auch festgelegt, ob Zölle und Einfuhrumsatzsteuern für das Produkt zu zahlen sind.

Sei sehr gewissenhaft beim Ausfüllen deiner Zollinhaltserklärung. Sofern die Angaben nicht dem Inhalt deines Paktes entsprechen, können von dir Strafen in Höhe von 100 % des Warenwerts gefordert werden.

Doch wann musst du welche Zollinhaltserklärung ausfüllen? Hier ein paar Faustregeln:

• Sofern dein Päckchen einen Warenwert von 300 SZR (ca. 350 €) nicht überschreitet, kannst du die Zollinhaltserklärung CN22 verwenden.

• Bei einem Warenwert über 300 SZR (ca. 350 €) benötigst du die Zollinhaltserklärung CN23.

• Pakete sind stets mit dem CN23-Formular zu versenden.

• Briefe, die Drucksachen und andere Dokumente enthalten, können optional mit dem CN22-Formular versendet werden.

Was unterscheidet jetzt aber die Zollinhaltserklärung CN22 von der Zollinhaltserklärung CN23? Erstere enthält weniger Informationen als das CN23-Formular und wird oftmals als Aufkleber neben dem Versandetikett auf dem Paket angebracht. Im Gegensatz dazu ist die CN23 weitaus detaillierter und muss in einer durchsichtigen Hülle außen an der Sendung angebracht werden.

Handelsrechnung (Commercial Invoice)

Sofern deiner Ware ein exakter Handelswert zuzuordnen ist und dieser eindeutig vorgegeben wird, kommt die Handelsrechnung ins Spiel. Denn sie gibt den Wert deiner Ware wider und dient als Basis für die Einfuhrverzollung.

Für die Handelsrechnung gibt es in der Regel keinen vorgeschriebenen Vordruck oder spezielle Formvorschriften. Ausnahmen bestehen nur bei wenigen Importländern, die eine Zollfaktura verlangen.

Die Handelsrechnung ist vom Exporteur (Verkäufer) zu erstellen und muss die Warensendung begleiten. Aufgrund der in der Handelsrechnung angegebenen Warenbezeichnungen, Preise und Lieferbedingungen wird der Zollwert berechnet, der die Grundlage für die Berechnung der Abgaben (Zölle, Einfuhrumsatzsteuer etc.) im Importland ist. Die Handelsrechnung wird normalerweise auf dem Firmenbogen erstellt.

FAQ

Wem übergebe ich die Dokumente?

Alle Versanddokumente händigst du dem Kurier deines Spediteurs aus, wenn das Paket abgeholt wird. In der Abholstation werden die Unterlagen auf Vollständigkeit geprüft. Wenn etwas fehlt, wird die Sendung zurückgehalten und du wirst kontaktiert, was wahrscheinlich zu einer Verzögerung der Sendung führt.

Was muss ich bei der Vorbereitung der Ausfuhrdokumente beachten?

Vergewissere dich, dass die Angaben auf den verschiedenen Dokumenten übereinstimmen. Die Informationen auf der Handelsrechnung und allen anderen Dokumenten müssen identisch sein, sonst können die Zollbehörden weitere Informationen anfordern und es gibt möglicherweise Probleme bei der Einfuhr.

Wie lange muss ich Ausfuhrdokumente aufbewahren?

Die Aufbewahrungspflicht für Ausfuhrdokumente beträgt 10 Jahre.

Welche Waren unterliegen Beschränkungen?

Beschränkte Artikel umfassen Chemikalien, Medikamente, Kunstwerke, historische Objekte und Dual-Use-Güter. Zu den Artikeln, bei denen weniger offensichtlich ist, dass sie einer Ausfuhrbeschränkung unterliegen, gehören Spielekonsolen oder Waren, die Paraffin enthalten, wie Stifte oder Kerzen.

Was bedeutet die Einheit SZR?

Ein Sonderziehungsrecht (SZR) bezeichnet eine künstliche Währung und wird häufig als Vergleichsgröße herangezogen. Dieser Währungskorb beinhaltet die vier stärksten Währungen der Welt: US-Dollar, EURO, YEN und Pfund Sterling (Brit. Pfund) in unterschiedlicher Gewichtung, wobei die Gewichtung alle fünf Jahre neu festgelegt wird.

Was sind Dual-Use-Güter?

Hierbei handelt es sich um Artikel, die zu militärischen und zivilen Zwecken verwendet werden können. Zuständige Behörden könnten deine Ware als Dual-Use-Güter einstufen, was eine Ausfuhrgenehmigung erforderlich macht. Drohnen fallen unter diese Kategorie. Sie können beispielsweise bei Dreharbeiten und bei Militäroperationen eingesetzt werden.

Wie beantrage ich eine Ausfuhrgenehmigung?

Das Verfahren zur Beantragung einer Ausfuhrgenehmigung variiert je nach Land. Alle erforderlichen Informationen findest du auf der Internetpräsenz der zuständigen Behörden deines Landes.

Was muss ich nach Erteilung der Ausfuhrgenehmigung beachten?

Die Genehmigungsnummer deiner Ausfuhrgenehmigung musst du beim Versand deiner Waren auf der Handelsrechnung bzw. dem Exportdokument angeben. Sprich am besten mit deinem Spediteur ab, ob du die Genehmigung dem Fahrer aushändigen oder elektronisch übermitteln sollst.

Welche Angaben muss die Handelsrechnung beinhalten?

• Firmenname und -bezeichnung, Anschrift des Verkäufers, Registergericht und Handelsregisternummer (bei Eintragung im Handelsregister)

• Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Verkäufers

• Name und Anschrift des Käufers

• Genaue Beschreibung der Waren, ggf. mit Angabe der Warennummer (Zolltarifnummer)

• Warenmenge (Anzahl)

• Gewicht, netto und brutto

• Einzel- und Gesamtpreis der Ware

• Ursprungsland der Waren

• Art und Markierung der Verpackung

• Zahlungsbedingung

• Den anzuwendenden Steuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt (im Falle einer Ausfuhr beispielsweise Formulierungen wie "steuerfreie Ausfuhrlieferung", "steuerfreier Export" oder "tax free export")

• Lieferbedingung, möglichst Incoterms verwenden

• Versandart und -weg, ggf. mit Angabe Frachtbriefnummer

• ggf. voraussichtlicher Zeitpunkt der Lieferung

• Rechnungsnummer und Ausstellungsdatum

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