Lieferantenmanagement: schnell und kosteneffizient agieren
Als externe oder Subunternehmer stellen Lieferanten deinem Unternehmen einen wichtigen Dienst zur Verfügung. Die Zusammenarbeit soll natürlich zuverlässig, kostensparend und gewinnbringend ausfallen. Hier kommt das Lieferantenmanagement ins Spiel. Mit durchdachten Prozessen stellst du sicher, dass der Fluss an Gütern und Produkten niemals ins Stocken gerät.
Der Anteil externer Wertschöpfung in deutschen Unternehmen hat in den letzten Jahren stetig zugenommen. Fremdleistung nimmt mittlerweile rund 70 % ein, wodurch eine Verlagerung der Wertschöpfung zu externen Unternehmen stattfindet. Diese Verlagerung führt dazu, dass die Wirtschaftlichkeit von Beschaffungsprozessen ein immer größeres Potenzial zur Verbesserung bietet.
Was ist Lieferantenmanagement?
Lieferantenmanagement bezeichnet die systematische Steuerung der Beziehung zwischen Lieferanten und Unternehmen. Das Lieferantenmanagement gestaltet und lenkt die allgemeine Beziehung zwischen Lieferanten und Abnehmern im strategischen Einkauf mit dem Ziel, eine Lieferanten-Datenbank zu erstellen und Beziehungen zu sowie Zusammenarbeit mit Lieferanten zu verbessern, um Synergien für Leistungssteigerungen und Kostenreduzierungen zu schaffen.
Als Abnehmer im Vertrieb entscheidest du, welche strategische Bedeutung die Produkte und Dienstleistungen besitzen, die du von den Lieferanten beziehst. Die Schritte im Prozess des Lieferantenmanagements laufen meist wie folgt ab:
Bei der Lieferantenbewertung werden die Lieferanten anhand einheitlicher Kriterien nach Leistungsfähigkeit erfasst.
Die Lieferantenentwicklung legt Zielvorgaben mithilfe gemeinsamer Optimierungsprogramme fest.
Die Lieferantenintegration erweitert das Aufgabenspektrum der Lieferanten, um Aktivitäten vorzuverlagern.
Das Lieferantencontrolling dient dazu, eine ständige Überprüfung durchzuführen, um Schwächen frühzeitig zu erkennen.
Weitere Aufgaben im Lieferantenmanagement:
Durchführung von Lieferantenaudits
Aufnahme von Lieferanten in den Lieferantenstamm
Sondierung des Markts
Lieferantenverhandlungen
Überwachung der externen Dienstleistungen
Voraussetzung für den Erfolg des Lieferantenmanagements
Korrekte Datenerfassung
Ermittlung geeigneter Kriterien zur Lieferantenbewertung
Analyse von Leistungslücken wie Lieferengpässe oder mindere Qualität
Aktualität von Lieferantendaten und Preisen
Definition und Integration in Herstellungs-, Vertriebs- und sonstige Prozesse
Optimierung der Kommunikation mit Lieferanten
Sicherung des Kapitaltransfers
Ziele im strategischen und operativen Lieferantenmanagement
Strategische Ziele im Lieferantenmanagement
Aus strategischer Sicht konzentrieren wir uns im Lieferantenmanagement auf eine mittel- bis langfristige Optimierung der Basis an Lieferanten.
Lieferantenqualität erhöhen
Versorgungsrisiko reduzieren
Synergieeffekte schaffen
Für Kooperationen und Integrationen sorgen
Co-Innovation schaffen
Wettbewerbsfähigkeit erhalten und steigern
Operative Ziele im Lieferantenmanagement
Auf operativer Seite wollen wir die Kosten für die Beschaffung von Gütern und Produkten senken, um die Leistung eines Lieferanten zu steigern.
Konzentration auf den oder die besten Lieferanten
Transparenz der Lieferantenbasis
Einkaufsvolumen bündeln
Leistung von Lieferanten stetig verbessern
Potenziale für Optimierungen aufdecken
Verhandlungssituation mit Lieferanten verbessern
Lieferantenmanagement in der Praxis
Im operativen Bereich des Lieferantenmanagements stehen vor allem die Einkaufspreise im Fokus, es ist also auf eine kurzfristige Kostenminimierung gerichtet. Im strategischen Bereich geht es um die langfristige Beziehung mit dem Lieferanten, um Abläufe und die Kooperationsfähigkeit sowie die Qualität der Zusammenarbeit und der Waren.
Für den langfristigen Erfolg im Einkauf sehen wir uns den strategischen Part nun genauer an. Dieser Prozess lässt sich in fünf Schritte aufteilen:
1. Sammeln der Basisdaten im Einkauf
Sammle alle nötigen Daten für die Lieferantenbewertung. Dazu gehören unter anderem das Sortiment/Leistungsportfolio, Preise, Standort, Kontaktdaten, Lieferbedingungen, Qualität der Waren, Beziehungen zu anderen Unternehmen und auch Erfahrungswerte in der Geschäftsbeziehung mit dem Lieferanten, falls vorhanden.
2. Erstellung eines Bewertungssystems und Lieferantenbewertung
Auf Basis der gesammelten Daten erstellst du ein geeignetes Bewertungssystem, in dem die Lieferanten einsortiert und später hinsichtlich wichtiger Kriterien geordnet werden.
3. Potenzialanalyse und Einordnung in Stufen
Die Analyse der Lieferantenpotenziale ist vor allem dann sinnvoll, wenn du einen Wechsel zu Lieferanten anstrebst, mit denen du bisher noch keine Erfahrung hast. Anhand der Bewertung kannst du die Entscheidung besser abwägen und das zukünftige Potenzial in der Zusammenarbeit mit dem Lieferanten einschätzen.
Zusätzlich definierst du eine Einordnung nach Stufen, die bestimmt, in welcher Reihenfolge welche Lieferanten angesprochen werden, sollte ein Lieferant ausfallen.
4. Lieferantenauswahl nach definierten Kriterien
Die konkrete Auswahl der Lieferanten im Bestellprozess findet auf Basis der Lieferantenliste mit den Bewertungen und Einstufungen statt. Je nach Umfang des Systems ist definiert, wann wer welchen Lieferanten für welche Güter zu kontaktieren hat.
5. Controlling und Lieferantenentwicklung
Lieferantenmanagement ist ein offener Prozess. Da Preise, Sortiment und auch Standorte und Produktionsprozesse sich laufend ändern, werden Lieferantenliste und Lieferantenbewertungen permanent aktualisiert. Dazu gehört auch die Neubewertung angewandter Kriterien zur Lieferantenbewertung.
Tipps für ein effizientes Lieferantenmanagement
Wachsende Digitalisierung, Konzentration auf Kernkompetenzen und vermehrtes Outsourcing von Aufgaben machen Lieferantenmanagement immer wichtiger. Denn die eigenen Wertschöpfungstiefen werden geschwächt und die Abhängigkeit gegenüber Lieferanten steigt. Angesichtst dieser Herausforderungen willst du nicht nur die besten Lieferanten für das Unternehmen zu finden, sonders sie auch an dich binden.
Sinnvoll sind zusätzliche Innovationsworkshops mit den Lieferanten sowie regelmäßiger Informationsaustausch, damit beide Seiten effizient und gewinnbringend agieren können. Das Ergebnis ist ein smartes Einkaufserlebnis mit geringen Anfälligkeiten und einem hohen, nachhaltigen Ertrag für deinen Vertrieb.
Im Zuge des Lieferantenmanagements solltest du auch noch weiter denken. Eine verantwortliche Person für den Einkauf könnte interne Stakeholder im Unternehmen gewinnen, um zum Beispiel fehlerhafte oder ineffiziente Prozessabläufe aufzudecken und zu beseitigen. Dabei können regelmäßig auftretende Probleme oder eine Optimierung der IT-Prozesse oder Lieferwege besprochen werden.
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