Lagerkosten berechnen: So geht's!
Für sauber gestapelte Kisten und Inventarlisten können sich nicht alle begeistern. Aber ohne geht es einfach nicht. Das Lager. Die Kosten dafür sind ein nicht zu vernachlässigender Bestandteil in deiner Bilanz. Wir zeigen dir, was du berücksichtigen musst und wie du deine Lagerkosten richtig berechnest.
Was sind Lagerhaltungskosten?
Unter Lagerhaltungskosten werden alle Kosten zusammengefasst, die unmittelbar mit der Lagerung von Waren oder Roh- und Hilfsstoffen in Verbindung gebracht werden. Die Höhe dieser Kostenkategorie richtet sich nach der Anzahl und Größe der Lagerräume und dem Voranschreiten des Rationalisierungsprozesses im Unternehmen.
Folgende Kostenblöcke werden unterschieden:
Lagerkosten = Kosten der Lagerhaltung ohne Berücksichtigung von Zinsen
Zinskosten = Zinsen für das in der Lagerware gebundene Kapital
Lagerhaltungskosten im Detail
Waren und Rohstoffe müssen für einen reibungslosen Produktionsablauf und eine fundierte Absatzpolitik in Lagerräumen eingelagert werden. Das kostet Geld. Kosten verursachen auch die im Lager eingesetzten Transportmittel und das Lagerpersonal. Dazu kommen Kosten für Heizung, Beleuchtung oder Kühlung.
Eine Ebene tiefer lassen sich die Lagerkosten in fixe und variable Kosten einteilen. Kosten, deren Höhe weitgehend konstant bleibt, nennt man Fixkosten. Kosten, die in ihrer Höhe schwanken und sich nach der Intensität der Lagerausnutzung richten, sind variable Kosten. Idealerweise werden die Lagerkosten kalkulatorisch, also in die Zukunft blickend, berechnet. Damit lässt sich besser planen für finanzielle Sicherheit und damit die Chance auf gesundes Wachstum.
Fixe Lagerkosten:
Personalkosten
Mietkosten
Einrichtungskosten
EDV-Kosten zur Lagerverwaltung
Abschreibungen
Variable Lagerkosten:
Verbrauchsgegenstände
Transportkosten
Reparaturkosten
Lagerzinskosten
Weiter unterscheiden wir die Lagerkosten in Funktionen:
Sicherungsfunktion: Um die Produktion auch bei Engpässen der Lieferanten sicherzustellen, wird auf die Bestände im Zwischenlager zurückgegriffen. Dort lagert Material in größeren Mengen und wird bei Bedarf den verschiedenen Produktionsstufen zugeführt.
Veredlungsfunktion: Nicht jedes Produkt steht nach seiner Herstellung sofort in der gewünschten Qualität für den Vertrieb zur Verfügung. Einige Produkte benötigen eine gewisse Reifezeit, Käse und Wein etwa.
Spekulationsfunktion: Sind für bestimmte Waren Preissteigerungen angekündigt, werden größere Mengen angeschafft und eingelagert. Damit schützt du dich vor einer Überteuerung und profitierst gleichzeitig von Mengenrabatten oder Sonderkonditionen für Großabnehmer.
Darbietungsfunktion: Die Darbietungsfunktion ist vorrangig im Einzelhandel von Bedeutung. Der Kunde kann die Ware unmittelbar im Lager begutachten. Der Absatz über ein Verkaufslager ist in der Möbelbranche gängig.
Umweltschutzfunktion: Die Umweltschutzfunktion betrifft Rücknahmeverpflichtungen. Beispiele sind Pfandverpackungen oder die Rücknahme und Entsorgung von Altbatterien, Druckerpatronen oder Elektrogeräten. Die entsprechenden Regelungen kannst du im 2019 neu aufgelegten Verpackungsgesetz nachlesen.
Lagerkostensatz berechnen
Dein Lagerkostensatz gibt dir Aufschluss darüber, ob dein Verkaufspreis in einem angemessenen Verhältnis zu den Lagerkosten steht. Der Lagerkostensatz ergibt sich aus den zuvor addierten Lagerhaltungskosten und dem durchschnittlichen Bestandswert deines Lagers. Eine Bestandsbewertung musst du in diese Berechnung einfließen lassen.
Lagerkostensatz = Lagerkosten / Durchschnittlicher Lagerwert x 100 %
Lagerintensität
Die Lagerhaltungskosten beinhalten auch das in der Lagerware gebundene Kapital. Wie hoch diese Kapitalbindung ist, erschließt sich aus der Lagerintensität. Insbesondere, wenn du in deinem Lager viele Vorräte lagerst und dadurch viel Kapital gebunden wird, kann diese Kennzahl hohe Kosten verursachen. Zudem verringert sich durch eine hohe Kapitalbindung die Liquidität deines Unternehmens. Bei einer Lagerintensität von über 25 % handelt es sich um eine vorratsintensive Lagerhaltung. Die benötigten Werte zur Berechnung der Lagerintensität entnimmst du deinem Jahresabschluss.
Lagerintensität = Durchschnittlicher Lagerwert / Bilanzsumme * 100
Lagerzinskosten
Wenn Ware nicht sofort verkauft oder verbraucht wird, entstehen Lagerzinskosten. Um die Kosten zu berechnen, die dieses sogenannte tote Kapital verursacht, musst du zunächst die folgenden Kennzahlen berechnen.
Lagerzinsatz:
Lagerzinssatz = Bankzinssatz x Warenverweildauer im Lager / 360
Zinsen pro Artikel:
Zinsen pro Artikel = Lagerzinssatz x Warenverweildauer im Lager x Warenwert / 100
So senkst du die Lagerhaltungskosten!
Der Lagerbestand nimmt den größten Einfluss auf eine mögliche Senkung der Lagerhaltungskosten. Ermittle alle beschriebenen Kennzahlten und setze sie in ein branchenübliches Verhältnis. Die benötigten Daten manuell zu ermitteln, gestaltet sich zeitaufwendig und unwirtschaftlich.
Lagerhüter identifizieren
Alle Artikel, die sich schlecht verkaufen, erzeugen dauerhaft unnötige Lagerhaltungskosten. Meist ist es lukrativer, sie loszuwerden und aus dem Sortiment zu streichen. Um Lagerhüter zu ermitteln, musst du diesen Begriff zunächst für dich bzw. deine Branche definieren. Handelt es sich um Teile, die ab einem bestimmten Zeitpunkt (z. B. seit 6 oder 12 Monaten) keine Ausgangsbuchungen mehr aufweisen? Oder Artikel, die kurz vor Ablauf des Mindesthaltbarkeitsdatums (MHD) stehen oder es bereits überschritten haben? Fokussiere dich auf Material mit hohen Bestandswert. Aber bedenke, dass auch die Summe geringwertiger Teile sich in der Bilanz niederschlägt.
Eine ABC-Analyse durchführen
Nach der Eliminierung von Lagerhütern folgt der wichtigste Teil: die Optimierung der Bestandsführung. Du willst eine optimale Verfügbarkeit, ohne übermäßig hohe Bestände vorzuhalten. Die ABC-Analyse hilft dir dabei.
Du unterteilst deinen Bestand abhängig vom Verbrauchswert in drei Kategorien. Zur Berechnung benötigst du den jährlichen Verbrauchswert (auf Basis der Kosten) jedes Artikels sowie den Gesamtverbrauchswert deines Unternehmens.
A-Artikel: Das ist die wichtigste Kategorie. Sie erzielen in Summe ca. 70 bis 80 % des jährlichen Gesamtverbrauchswerts, machen durchschnittlich aber nur 10 bis 20 % des Lagerbestands aus.
B-Artikel: Hierbei handelt es sich um Artikel mittlerer Bedeutung. Im Schnitt verursachen sie 15 bis 25 % des jährlichen Verbrauchswerts und stellen 30 % des Gesamtbestands dar.
C-Artikel: Artikel dieser Kategorie sind im Hinblick auf den Verbrauchswert am unwichtisten. Sie machen lediglich 5 % des Verbrauchswerts aus. Ihr Anteil am Gesamtbestand beträgt üblicherweise 50 %.
Du kennst nun deine Priorität: Kümmere dich in erster Linie um die Optimierung der Bestände der A-Artikel. Danach kommen die B- und C-Artikel.
Lagerbestand optimieren
Vier weitere Parameter zur Berechnung des optimalen Bestands musst du kennen:
Durchschnittlicher Verbrauch
Wiederbeschaffungszeit
Mindestbestand
möglicher Höchstbestand (platz- oder wertmäßig)
Ermittle diese Faktoren für alle relevanten Teile (in erster Linie für A-Teile). Ein ERP-System unterstützt dich bei der Berechnung. Jetzt kannst du den optimalen Bestand sowie den Meldebestand, also den Bestellpunkt für die Wiederbeschaffung, ermitteln. Du willst gleichzeitig eine Nichtverfügbarkeit verhindern und den Bestand nicht höher haben, als tatsächlich notwendig. Die Formel zur Berechnung des Meldebestands lautet:
Meldebestand = Tagesverbrauch * Lieferzeit + Mindestbestand
Prozesse automatisieren
Ausgeklügelte Software-Lösungen helfen dir, deine Fixkosten zu reduzieren. Wenn du Bestellvorgänge automatisiert, regelmäßig aussagekräftige Reportings und Analysen erhältst und dein Fulfillment zentral steuerst, kannst du Personalkosten minimieren und musst deine Strategie nicht auf Schätzwerten aufbauen.
Lagerwesen auslagern
Du kannst dir das alles sparen und deine Lagerhaltung Profis überlassen. Es lohnt sich zu überlegen, ob ein Fremdlager die beste Lösung für deinen Onlineshop ist.
Bestände für hochpreisige Teile begrenzen
Hohe Kapitaleinsparungen erzielst du, wenn du vor allem Artikel mit hohem Wert auf einen kleinstmöglichen Höchstbestand reduzierst. Ist der Verbrauch dieser Artikel hoch, kann eine Bestandsreduzierung häufig nur durch eine Verkürzung von Lieferzeiten und eine höhere Bestellfrequenz erreicht werden. Man spricht in diesem Zusammenhang von der bedarfsgerechten Lieferung, also einer Anlieferung erst kurz vor dem Bedarfstermin.
Enorme Potenziale durch Senkung der Lagerkosten
Lagerkosten fallen für die Verwahrung von Materialien an. Dabei kann es sich um Material, Zwischenerzeugnisse oder die fertige Ware handeln. Lagerhaltungskosten schließen fixe und variable Kostenstellen ein. Neben den Kosten für Raummiete, Abschreibungen, Energie oder Personal spielt auch der entgangene Zinsgewinn aus dem im Bestand des Lagers gebundenen Kapital eine Rolle. Durch die Ermittlung des Lagerkostensatzes, der Lagerintensität und anderer relevanter Kennziffern kann eine Optimierung der Lagerhaltungskosten erreicht werden.
Vor allem anderen bietet die Senkung von Lagerkosten eine Verbesserung der Liquidität. Wenn du alle Kennzahlen ermittelt hast, kannst du gezielt Maßnahmen zur Reduzierung der Kapitalbindung und weiterer Lagerhaltungskosten einleiten. Eine geeignete ERP-Software kann dir bei diesem Prozess überaus nützlich sein, der keinesfalls eine einmalige Sache bleiben, sondern ein kontinuierlicher Teil deiner Geschäftsführung sein sollte.
Senkung der Gesamtkosten
Nachdem du dir angeschaut hast, wie du deine Lagerkosten möglichst gering hältst, wird es nun Zeit, sich noch weitere Einsparmöglichkeiten anzusehen. Große Zeit- und auch Geldfresser sind beispielsweise die Übertragung der Adressdaten ins Portal des jeweiligen Versanddienstleisters, die Angabe der Sendungsdetails und die Auswahl der optimalen Versandart. Und genau hier setzt unsere clevere Versandsoftware SimpleSell an! Manuell Eingaben und die daraus resultierende größere Fehleranfälligkeit sind dank unseren intelligenten Versandregeln, unserem 1-Klick-Labeldruck und unserer smarten Lieferadressprüfung Schnee von gestern. So erhältst du vollkommen automatisiert deine Versandetiketten und kannst die eingesparte Zeit viel effizienter nutzen, um deinen Onlineshop auszubauen oder dein Lager in Schwung zu bekommen. Auch die Einrichtung ist super simpel: Du benötigst lediglich nur 5 Minuten, um deine Onlineshops und Paketdienste zu verbinden und schon kannst du deine Labelerstellung vollkommen automatisieren. Klingt zu gut, um wahr zu sein? Dann probiere SimpleSell doch komplett kostenlos und unverbindlich aus und mache dir selbst ein Bild davon.
