Versandprozess | Sorg' dafür, dass dein Onlineshop sich lohnt!

Was deine Kunden von deinem E-Commerce sehen? Attraktiv präsentierte Produkte im Onlineshop. Hier und da ansprechende Werbung. Komfortable Bezahlvorgänge.

Was bei dir im Hintergrund noch abläuft? Jede Menge Prozesse, die auf deine Kunden abgestimmt sind, damit alles wie am Schnürchen läuft. Ganz besonders wichtig: die Versandabwicklung mit der Übergabe an den Kunden als letzten Schritt des Online-Einkaufs.

Niemand will heutzutage ewig auf seine Ware warten müssen oder gar im Checkout-Prozess noch von versteckten Versandkosten überrascht werden. Die Messlatte für das perfekte Einkaufserlebnis im Onlineshop liegt hoch. Wir erklären dir, was du im Versandprozess beachten musst, damit dein E-Commerce-Shop sich nicht nur für deine Kunden lohnt.

Warum ist der Versandprozess so wichtig?

Die meisten deiner Kunden erwarten eine kostenfreie und schnelle Lieferung. Das kann Onlinehändler ganz schön ins Schwitzen bringen in diesem wettbewerbsintensiven Umfeld mit teils geringen Margen. Es gibt aber ein paar Stellschrauben, die du drehen kannst, um Kunden zufriedenzustellen und trotzdem von deinem Business zu profitieren. Denn Kaufabbrüche resultieren häufig aus folgenden Gründen:

• Verdeckte und intransparente Versandkosten

• Zu hohe Versandkosten

• Zu lange Lieferzeiten

• Kosten für die Rücksendung der Ware

Mit einem gut organisierten Versandprozess kannst du dem entgegenwirken.

Die Phasen des Versandprozesses

1. Auftragsannahme

Das Produkt ist ausgewählt, die Bestellung abgesendet, jetzt bist du am Zug. Neben der Erfassung der Bestelldaten (z. B. Anzahl, Farbe und Größe der Produkte oder sonstige Informationen, wie optionale Personalisierungen usw.), solltest du vorab die Verfügbarkeit der Artikel prüfen, damit Kunden wissen, wie lange sie auf ihre Bestellung warten müssen.

Gängige Shop-Lösungen besitzen dafür meist eine Schnittstelle zum Warenwirtschaftssystem bzw. verwalten den Warenbestand selbst und zeigen die Verfügbarkeit der Artikel oder die Lieferzeit bereits bei der Produktbeschreibung an. Manche Shop-Lösungen bieten sogar die Möglichkeit, durch Anbindung an einen entsprechenden Dienstleister, in dieser Phase eine erste Adressprüfung durchzuführen. Das vermeidet spätere Fehler bzw. Rücksendungen.

Bevor du die Waren packst und versendest, solltest du dem Kunden eine Bestellbestätigung senden. Diese sollte die Bestellangaben (Produktmenge, -größe, -farbe etc.) sowie die Liefer- bzw. Rechnungsadresse enthalten. Dies dient sowohl der Kundenzufriedenheit als auch deiner Absicherung.

2. Versandabwicklung

Jetzt geht's an den Versand. Der erste Schritt in dieser Phase des Versandprozesses ist in der Regel die Erstellung der Packliste. Daneben druckst du noch einen Lieferschein, die Rechnung, Adress- und Retourenaufkleber und ggfs. Rücksendeunterlagen. Bestenfalls werden diese Dokumente automatisch erstellt, was Fehler durch manuelle Eingaben vermeidet.

2.1 Komissionierung

Anhand der Packliste, die normalerweise Lagerplatz, Artikelnummer und Bestellmenge enthält, packst du nun die Bestellung. Das Lager solltest du so organisieren, dass gängige Artikel schnell zugänglich sind. So sparst du viel Zeit.

Der Lagerbestand sollte möglichst in Echtzeit mit dem Shop-Angebot abgeglichen werden. So werden Lieferzeit und Verfügbarkeit in der Produktanzeige im Onlineshop gleich angepasst.

2.2 Verpackung

Im Versandprozess kommt es nicht nur auf die inneren Werte an. Der Schutz der Ware ist sehr wichtig, denn Beschädigungen sind der zweithäufigste Grund für Rücksendungen. Auch die Wirkung der Verpackung ist nicht zu unterschätzen. Schließlich ist sie das Erste, was der Kunde vom Produkt sieht. Wie du Waren richtig verpackst, haben hier für dich erläutert.

Die Kundenbindung kannst du zusätzlich durch passende Werbung für weitere Produkte in deinem Paket festigen. Kleine Zugaben, wie Süßigkeiten oder Produktproben kommen auch immer gut an.

2.3. Versandvorbereitung

Paketscheine von Hand bei der Annahmestelle ausfüllen war gestern. Einfacher geht's online! Schon bei kleinen Stückzahlen kannst du mit einem Online-Versandsystem wie SimpleSell Zeit und Geld sparen. Die Sendungen werden professionell etikettiert und frankiert, die Versanddaten erfasst und dem Versanddienstleister für die weitere Bearbeitung übermittelt.

Die meisten Paketdienste ermöglichen eine Abholung von Montag bis Samstag zu ausgewählten Zeitfenstern. Eine persönliche Abgabe kleiner Sendungsmengen bei den Annahmestellen des jeweiligen Versanddienstleisters ist ebenfalls möglich.

3. Auslieferung

Neben den klassischen Paketdiensten kannst du auch Kurier- oder Expressdienste und Speditionen für die Auslieferung von Sperrgut nutzen. Achte immer auf die Preisunterschiede und wähle, was am besten für dein Produkt passt. Abhängig ist deine Wahl auch von Paketgröße, Gewicht und Bestimmungsland. Zusatzdienstleistungen können ebenfalls eine Rolle spielen.

Der Großteil der Kunden schätzt es sehr, wenn du bei der Übergabe an den Versanddienstleister eine Versandbestätigung mit Sendungsverfolgungsnummer schickst. Mit SimpleSell klappt das kinderleicht. So haben du und deine Kunden den Standort und Status der Sendung immer im Blick.

4. Retourenmanagement

Retouren können eine mühsame Angelegenheit sein, wenn sie nicht ordentlich organisiert sind. Die Bestimmungen zu Fernabsatzverträgen, die in den §§ 312b ff. BGB zu finden sind, gestehen Privatkunden eine Retourenmöglichkeit explizit zu. Außerdem kommt es oft zum Kaufabschluss, weil die Möglichkeit der Rücksendung bei Nichtgefallen besteht. Es lohnt sich also, Retouren einzuplanen und diese Option transparent zu kommunizieren.

Damit du dir Zeit, Kosten und Nerven sparst, solltest du folgendermaßen vorgehen. Überprüfe zuerst, warum die Ware zurückgeschickt wird und ob die Retoure gerechtfertigt ist. Vielleicht liegt ein Garantiefall vor, sodass der Hersteller hinzugezogen werden muss. Womöglich kann die Ware wiederverwendet werden oder nur die Originalverpackung muss wegen Beschädigung ersetzt werden.

Dem Kunden solltest du den Retourenprozess verständlich erklären, etwa in Form einer Retourenanleitung im Paket. Eine zusätzliche Beschreibung auf der Website schadet nicht. Hier solltest du auf die Anforderungen und Services des Paketdienstleisters hinweisen. Der Original-Paketschein kann oftmals für die Rücksendung verwendet werden. Ist dieser schon zerstört, kostet das Zeit und nagt an der Kundenzufriedenheit. Mit SimpleSell ist es auch möglich, ganz schnell und simpel Beilegeretouren zu erstellen, die du dem Kunden als Rücksendeetikett direkt ins Paket legen kannst.

Versandprozess optimieren mit SimpleSell

Der Versandprozess ist ein entscheidendes Kaufkriterium. Schnell und möglichst kostenfrei soll er ablaufen. Onlinehändler stellt er vor Herausforderungen. Du solltest ihn daher gut organisieren und steuern, um dich im Wettbewerb zu behaupten und deine Kunden langfristig zufriedenzustellen.

SimpleSell unterstützt dich von der Bestellung bis zur Auslieferung. Und das Beste? Du brauchst nur 5 Minuten, um deine Onlineshops mit Paketdiensten zu verbinden und profitierst dabei nicht nur von einer einzigen Plattform, auf der du deine gesamten Sendungen zentral verwalten kannst, sondern auch unseren intelligenten Versandregeln. Zudem helfen dir unsere Lieferscheine und Packlisten dabei, den Überblick über deine Sendungen zu behalten und du kannst ganz simpel dank unseres smarten Massenlabeldrucks Hunderte von Bestellungen mit einem Klick drucken und dabei flexibel deine Paketdienste kombinieren. Entdecke jetzt kostenlos unsere tollen Features und spare dir durch SimpleSell täglich Zeit und Geld bei der Abwicklung deines Versandprozesses!